Zaman Yönetimi – Parkinson Yasası – Zamanı Neden Boşa Harcıyoruz? Zamanın yönetimi hayatın yönetimidir. İzafi de olsa, zaman, insan türünün en önemli algılarından biridir. Bu belirlemede güneş ve ay en etkili iki faktördür. Takvimin icadı insanın zaman algısını disipline etmesinin ilk basamağıdır. Zaman ölçerler ise Mısır’da ilk icat edildiği MÖ 4000 yılından bu yana gelişmişliğin göstergesi olageldi. Günlük hayatta zaman üzerinden hareket eder, zaman üzerinden iletişim kurarız. Zamanımızı planlarız. Güneşe bağlı olarak gündüz-gece ayrımına göre günlük yaşantımızı organize ederiz. Zamanı daha iyi kullanabilmek için saatlere, dakikalar, saniyelere vb. böleriz.
Tüm bunlar bireysel ve sosyal hayatımızın düzenli yaşanmasını, sosyal hayatın düzgün işlemesi için kurguladığımız mekanizmalardır. Kısacası zaman, insan türünün ayrılmaz bir parçası, hatta zaman insanlığın ruhudur, diyebiliriz. Bu konuda web sitemizde yayınlanan önemli iki yazıya da bakmanızı öneriyorum:
ZAMAN DUYGUSAL BİR ALGI MIDIR?
ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR? NEDEN BU KADAR ÖNEMLİDİR?
Zaman yönetimi kuruluşlarda önemsenen bir boyuttur. İş-Süre ilişkisi, ülkemizde, özellikle “planlı kalkınma” dönemimin başladığı 1965’lerden bu yana etkin olarak kullanılmaktadır. Ancak zamanı etkili kullanma konusunda ülkemizin ve bizlerin karnesi hiç de iç açıcı değildir. “Turkish Time” kavramı bizim zamanı etkin kullanmadığımız için söylenmiş bir kavramdır.
Bu yazıda işletmelerin, kuruluşların zaman planlamasında dikkate almaları gereken bazı “Parkinson Kuralları”nı önemsemelerini tavsiye ediyorum.
Zamanı planlarız. Zaman yönetimi, güncelliğini hiçbir zaman yitirmeyen bir olgudur. Modern anlamda planlı hayat, modern dünyanın sanayileşme dönemiyle birlikte “mesai” kavramının sanayileşen toplumlarda ortaya çıkmasıyla görünür hale gelmiştir. “Modern zamanlar” filmiyle olayı dalgaya alan Charlie Chaplin’in “Factory Work” sahnesinde izleyebileceğiniz gibi, ince ayarlanmış zamanı, üretim hattında ne kadar da güzel anlatıyor. Sanayileşme; zamanın insanı robotlaştırdığı dönemdir.
MODERN TIMES –FACTORY WORK
“Zamanı Etkili Kullanmak” Ne Demek?
Bir işin tamamlanması için belirlenmiş olan sürenin gerekenden uzun olması durumunda işin o sürenin tamamını kapsayacak şekilde uzaması yüksek ihtimaldir. Herhangi bir işi yapıyoruz, ona zaman ayırıyoruz ve bu süre, o işin yapılış süresinin de en önemli belirleyicisi oluyor. O halde zamanı etkili kullanmak için dikkat edilmesi gereken nokta, iş ile süre arasındaki yeterlilik ilişkisine bakmaktır. İş öncelikli düşündüğümüzde süreyi ona göre ayarlamak, süre öncelikli düşündüğümüzde ise işi ona göre düzenlemek gerekiyor.
İşte tam da burada karşımıza ünlü Parkinson kuralı çıkıyor. “Parkinson Yasası” olarak bilinen algı, ilk olarak Cyril Northcote Parkinson tarafından Ekonomist Dergisinin 1955 yılında kaleme alınan hicvi yazısının ilk cümlesi olarak ortaya çıkan şu özdeyişidir:
Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde yayılır.”
—– Sponsor Bağlantı – Sponsor Bağlantı —–
HIZLI OKUMA DERNEĞİ’NDEN ÜCRETSİZ HIZLI OKUMA EĞİTİMİ
—– Yazının Devamı – Yazının Devamı —–
Parkinson’un görüşüne göre, özetle şu yargılar öne çıkmaktadır:
Zaman yönetimi – Bir işin tamamlanması için gerekli olan bir süre vardır. Eğer bu işi ne kadar uzatırsanız, o iş de o süreye yayılacaktır. Yani, bir iş var; 5 dakikada tamamlanacağı halde, siz bu iş için 30 dakika ayırırsanız, o iş 30 dakikada tamamlanacaktır. İşin ilginç yanı şudur: O iş 30 dakikanın 5 dakikasında tamamlanacaktır.
Böylece şunu çıkarabiliriz yasadan: Yapmayı planladığınız iş, gerekli olmasa bile ona ayırdığınız süreye yayılıyor. Bu nedenle bir işe harcadığınız ekstra zaman, o işin kalitesini artırmaz.
Bir işin yapılmasını istediğinizde, insanların sorduğu ilk soru şudur: “Bu işi ne kadar sürede tamamlayabilirim?” Oysa asıl sorulması gereken soru “Bu işi tamamlamak için ne kadar süreye ihtiyacım vardır” sorusudur.
O halde yapılması gereken nedir?
Cevap: Zamanı etkin kullanmak için etkin planlamaktır.
Son Dakika Sendromu
Zaman-iş diyagramında hangi işe ne kadar süre ayırmalıyım, sorusunun gerçekçi yanıtı hayatımızın her alanında görülür. Özellikle son anlar önemlidir.
Örneğin: Futbol maçları 90 dakika olduğu halde, 90. dakikada atılan bir gol rahatlatır. Galip gelinmiş olur. Oysa 89 dakika neredeydiniz?
Sınavlara hazırlanan bir öğrenci, günlerce yattıktan sonra son gece ders çalışır. Ertesi günkü sınavdan iyi bir puan alır. Oysa günlerce de çalışabilir, kendisine son gece eziyeti çekmezdi.
Yönetimde Parkinson Kanunu
Parkinson ilkesi kamu yönetiminde aşırı bürokrasi ve aşırı personel istihdamı dolayısıyla, verimin giderek düşeceğini belirten bir ilkedir. Teknolojik ilerleme, kamu yönetiminde personele olan ihtiyaçları azaltmaktadır. Ancak uygulanan istihdam politikaları dolayısıyla çalışanlara yol verilememekte, bunlara yeni görevler bulunmaya çalışılmaktadır. Başka bir deyişle, her yeni bürokratik görev yeni personele ihtiyaç doğurur. Yeni personel alımı ise kırtasiyeciliği artırır, verimi düşürür. Buna Parkinson Kanunu denmektedir.
Parkinson Yasasının Başka Yorumları
Parkinson yasası sadece günlük yaşantıda veya bürokraside geçerli değildir; pek çok konuda genelleştirilebilir. Zaman yönetiminde daha belirgin olmasına rağmen, pek çok konu için geçerlidir. Birkaç örnek verelim:
- Son dakikada iş yapmak sizi motive eder, o saatte genelde yaptığınızdan çok daha fazlasını yaparsınız. Ama siz yine de son dakikaya kalmayın.
- Ne kadar alana sahip olursanız olun, eşyalarınız onu işgal etmenin bir yolunu bulacak, kullanılmayan alanı doldurmak için daha fazla eşya edinmiş olacaksınız.
- Çok fazla elbise mi alıyorsunuz? Her şeyin gardırobunuza sığabileceğinden emin olun. Bir yeni öğe gelirse, bir başkasının gitmesi gerekir. Gereksiz eşya almayın.
- Çok mu yiyorsunuz? Az yemek- porsiyon- alın ya da yemek kabınızı küçültün. Göreceksiniz, aldığınız yiyecek miktarı, bir şekilde kabaca sizde aynı tokluk hissini verecektir.
- Çok mu harcama yapıyorsunuz? Anlamsızca harcamak yerine sizi gerçekten mutlu eden şeylere öncelik vermek zorundasınız.
Çözüm, yaşamınıza sınırlamalar ve kısıtlamalar koymaktır. Korkmayın; işler yetişir; çünkü insan zihni ve bedeni zaman planlamasına hızla adapte olur.
Son Düşünceler
Zaman yönetimi – Cyril Parkinson, bürokrasilerin verimsizliğini tanımlamak için gözlemini icat etti. En basit haliyle, kendimizi istediğimiz kadar iyi yönetemediğimizi hatırlattı. Dikkatimizin sürekli bölündüğü dijital çağda, en değerli kaynak olan zamanımızı korumak için Parkinson yasasını kullanarak başarılı olabiliriz.
Kaynaklar
https://personalmba.com/parkinsons-law/
https://medium.com/@tugrulucgoz/parkinson-yasas%C4%B1-60abd4093c61
https://personalmba.com/parkinsons-law/
