Zaman yönetimi nedir – Neden bu kadar önemlidir? Zaman, her zaman daha fazlasına ihtiyaç duyduğumuz, asla yetmeyen bir üründür. Çağdaş ve modern dünyanın insan türüne yaptığı baskılardan biridir zaman. Meşguliyetin sembolü, önemli olmanın bir göstergesidir zamanı yönetmek. Bir kısım insanlar, sanki çok hassas bir şekilde kullandığını ima etmek amacıyla, zamansızlıktan şikayet ederler. İddia ederim ki bunlar da zamanlarının büyük kısmını, “baltayı bilemek” için boş şeylerle harcamaktadırlar. Her ne olursa olsun, zaman yönetimi önemli ve kutsal bir alandır.
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman Yönetimi, esas olarak, bir günde faaliyetlere harcanan zamanı organize etme ve planlama yeteneğidir.
İyi zaman yönetiminin sonucu ve göstergesi etkinlik ve verimlilik artışıdır.
Proje yönetiminin kilit bir yönüdür ve planlama, hedef belirleme ve daha iyi bir performans için önceliklendirme gibi becerileri içerir.
Zaman Yönetimi Neden Bu Kadar Önemlidir?
Zaman yönetimi sanki meşgul insanların ihtiyaç duyduğu, bu insanlardan başkalarının ihtiyaç duymadığı önemsiz bir konu olarak algılanıyor. Boş gezen insanın planlayacak zamanı yoktur; çünkü zamanı çoktur. Bir defa bu algı yanlıştır. Çünkü kişi ister boşta olsun, isterse çalışıyor olsun, zamanını planlamalıdır. En basitinden boş gezen insanda bir iş yapması gerektiği farkındalığını oluştururken, zamanın değerini daha kolay anlama şansı verecektir.
Şimdiye kadar “Hayatımın sadece bir saatini kaybettim ve onu asla geri alamayacağım” diye düşündünüz mü? Lütfen bunu kendi kendinize söyleyin. Yapın. Muhtemelen birçok kez de yapmışsınızdır. Günlük (çalışma) hayatımızda hesapsız “zaman kaybı” yaşarız. Bu yüzden zamanımızı daha iyi yönetmek için bir makul yola ihtiyacımız vardır.
Zaman Yönetimi çoğu zaman iş ile ilişkilendirilir, ancak yaşamın her bölümünde bu beceriye ihtiyacınız vardır. Proje yöneticileri ve liderler için başarılı olmak için zaman yönetimi becerilerine sahip olmak özellikle önemlidir.
Etkili Zaman Yönetimi Nedir?
Etkili Zaman Yönetimi‘nin anahtarı daha fazla çalışmak değildir; daha verimli çalışmaktır. Bu, daha az zamanda daha fazla iş yapmak için (elbette stres olmadan) planlama yapmanız gerektiği anlamına gelir. Buna etkili zaman yönetimi denir. Stanford Üniversitesi’nde yapılan bir araştırma, daha fazla çalışan (haftada 55 saatten fazla) çalışanların aslında bundan daha az çalışanlardan daha fazlasını yapmadıklarını ortaya çıkarmıştır.
İşte zamanınızı daha verimli bir şekilde yönetmeniz için bazı yöntemler:
Dikkat dağınıklığından kaçının
Bugünün dünyasında dikkat dağıtıcı çok sayıda etken vardır. Günlük hayatta e-postalar, anlık iletiler, komik hayvan videoları, film fragmanları ve daha neler, neler; tam bir maymun iştahlılıkla, gerekli olup olmadığına bakmaksızın sosyal medya programlarında daldan dala atlıyoruz. Elinizdeki önemli işlere odaklanabilmeniz için çalışırken bu dikkat dağılmalarını ortadan kaldırmak önemlidir. Bu, komik bir film fragmanını izlemene asla izin vermediğin anlamına gelmez, ama her şeyin zamanı ve yeri vardır. Zamanınızı akıllıca yönetirseniz işleri daha hızlı halledersiniz, bu da rahatlamak için daha fazla zaman verir.
Görev listesi yapın, öncelikleri belirleyin
Planlama, kişisel hayatta olduğu gibi, sosyal hayatta ve hatta proje yönetiminde de bir anahtardır. Etkili bir planlama yöntemi, bir projeyi tamamlamak için yapmanız gereken tüm görevleri belirlemektir. Bu, yapılacakları içeren bir görev listesidir.
Bir sonraki adım bu görevleri önceliklerine göre sıralamaktır. Tüm görevler eşit değildir. Hangi görevlerin daha az zaman alacağı, hangilerinin daha fazla alacağı yanında, en fazla değeri yaratan veya önemli ve acil olanı tanımlamak için Pareto prensibi veya Eisenhower yöntemi gibi yöntemleri uygulayabilirsiniz. Önce daha karmaşık olanları yapmak daha iyidir. Sonunda daha kolay işler yapmak daha mantıklıdır, çünkü gecikmelere neden olma ihtimalleri daha düşüktür.
Pareto analizine göre, işlerimizin % 80’nini zamanımızın %20’sinde gerçekleştiriyoruz. İşte o % 20’yi artırmak için neler yapmalıyız. % 20’ lik bir zaman diliminde % 80 iş yapan insan, bu oranlar arttığında daha fazlasını yapmaz mı?
Eisenhower matrisine göre işleri dört ayrı gruba ayırmamız gerekiyor.
- Acil ve Önemli
- Acil ve Önemli Değil
- Acil Değil ve Önemli
- Acil Değil ve Önemli Değil
1 — Acil ve Önemli – Hemen yapmanız gereken işlerdir. Yapmazsanız önemli kayıplarınız olur
2 — Acil ve Önemli Değil – Çok önemli olmayan ama aciliyeti olan işlerdir. Bu işleri bir başkasına devredin, vakit kaybetmenize gerek yoktur.
3 — Acil Değil ve Önemli – Bu işleri de hemen yapmanıza gerek yok. Ancak acil olmasa da önemli bir alan. Ertelemeyin planlayın.
4 — Acil Değil ve Önemli Değil – Atın çöpe gitsin. Zamanınızı başka işlere yöneltin
“Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.” (Eisenhower)
Zamanı doğru bir şekilde tahmin ve takip edin
Görevleri belirledikten ve önceliklendirdikten sonra, onları tamamlamanın ne kadar zaman alacağını tahmin etmenin zamanı geldi. Tahminde tüm kısıtlamaları ve diğer faktörleri dahil ettiğinizden emin olun. Çoğu zaman işler planlandığı gibi gitmez, bu yüzden öngörülemeyen olaylar için proje programınıza arabellek süreleri ekleyin.
Ayrıca araştırma, test, toplantı ve diğer gerekli faaliyetler için yeterli zaman bırakın. Ayrıca ekip üyelerinizi de aklınızda bulundurun. Onlar sadece insandır, bu da durmadan çalışamayacakları anlamına gelir, ancak yeniden şarj etmek için ara vermeleri gerekir.
Görüldüğü gibi, zamanınızı yönetmezseniz, zamanınız sizi yönetecektir. Bu da bu sosyal hayatta tam bir uçurum demektir. Dikkatli olmakta yarar vardır.
