web semineri - İlgi çekici bir e-Öğrenim Web Semineri için 10 Adım

Web Semineri / Webinar – Web seminerleri (Webinar) dijital çağın sunduğu fırsatlardan ve dikkate değer öğrenme ve bilişme kaynaklarından biridir. Sizi sanal ortamda hedef kitlenize bağlar. Eğitimciyseniz öğrencilerinize, iş sahibiyseniz takımınıza, yöneticiyseniz yönettiğiniz grubunuza hem kişisel düzeyde ulaşmanıza ve hem takımınızla uzaktan görüşme ve öğrenme fırsatı yakalar, işlerin devamlılığını sağlarsınız.

Tüm avantajlarıyla birlikte, bir web semineri yayınlamak, onun içeriğini hazırlamaktan daha kolaydır. Planlama, tanıtım, içerik oluşturma, görüşme veya eğitim araçları oluşturma; tüm bunlar önemli ve avantajlı olduğu kadar yorucudur da.

Ama, üzülmeye gerek yok. Bu yazı, sorunsuz bir web semineri planlamanıza ve yürütmenize yardımcı olmak için yazıldı.

Bu makalede, bir web semineri yoluyla e-öğrenmenin başarılı bir şekilde uygulanması için gereken püf noktaları ile web seminerinin yüz yüze seminer olan ILT’den (Instructor Led Training – Eğitmen Liderliğindeki Eğitim) farkı konusunda bilmeniz gereken püf noktalarını açıklayacağız.

Neden bir web semineri düzenlemek gerekir? Eğitmen liderliğinde öğrenmek yetmez mi?

Web Semineri / Webinar – Kuruluşunuzdaki çalışanlar için bir web semineri düzenlemek isteyebileceğiniz gibi, harici bir kitle için de (mesela; müşteriler, iş ortakları vb.) düzenleyebilirsiniz.

Bir eğitmen liderliğinde verilen eğitimleri sanala kaydırmak gerekiyor. Nitekim şu Korona virüsü nedeniyle bu uygulamaya ölüm korkusuyla da olsa geçmiş olduk. İyi de oldu! Çünkü:

Birincisi, Eğitmen Liderliğindeki Eğitimde (ILT) katılımcılara ders notlarını, dokümanları, belgeleri, hatta video gibi diğer pasif içerikleri dağtmanız gerekir. Ne kadar masraflı değil mi? Bu bir!
İkincisi, daha önce de bahsettiğimiz gibi, eğitime fiili olarak katılmak masraflıdır. Seyahat etmek, zaman ve finans maliyetleri doğurur.

Oysa,

Bir web semineri bu maliyetleri azaltır. Personeliniz kendi masalarında oturup bilgisayarında eğitimi izleyebilir. Yüz yüze bir oturumda harcanacak zaman ve finans maliyetlerinden çok daha düşük bir maliyetle iş halledilebilir.
Kuruluşunuz dışındaki insanlara ulaşmak da zordur. Ancak bir web semineri onlara her nerede olurlarsa olsunlar, katılmanın güçlü bir yoludur. Müşterilerinizi, ortaklarınızı, ve potansiyel müşterilerileri eğitmenin etkili bir yoludur.

Bir Web Semineri Nasıl Çalıştırılır?

1. Bir Web Semineri Aracı (Programı) Edinin

Web Semineri / Webinar – Bir web semineri çalıştırmak için güvenilir bir web semineri aracına ihtiyacınız olacak. İşletmenizin kullanabileceği birçok seçenekle, yalnızca ihtiyaçlarınıza uygun olanı bulmanız gerekir. Kitlenizin boyutu, gereksinimleri ve kullanıcı deneyimi dikkate alınması gereken her şeydir.

Bazı seçenekler şunları içerir:

GoToWebinar
Cisco WebEx
Adobe Connect
Google Hangouts
Gotomeeting
Zoom
AnyMeeting

Bir “Öğrenme Yönetim Sistemi” (LMS – Learning Management System) kullanıyorsanız, hangilerinin platformunuzla entegre olduğunu araştırmanız gerekir.

Örneğin, LearnUpon en popüler web semineri araçlarının birçoğuyla (GoToWebinar, Adobe Connect ve Cisco WebEx) entegre olabilir. Bu entegrasyonun, sürecinizi hızlandırabilecek ve işinizi kolaylaştırabilecek birçok faydası vardır.

2. Konunuzu Seçin

Web Semineri / Webinar – Bir web seminerinin konusu basit görünebilir, ancak düşündüğünüzden daha zor olabilir. O nedenle konunuzun ilgi çekici olması kaçınılmazdır. Özellikle öğrencilerinizin katılması gereken bir web semineri değilse, maksimum katılımı sağlamak için katılımcılarınızın ilgisini çekmesi gerekir.

Benim tavsiyem, sektörünüze bakmak ve bilgi boşluklarının nerede olduğunu belirlemek olacaktır.

3. Destek Hizmetleriniz Hazır Olmalı

e-seminer – Başarılı bir web seminerine ev sahipliği yapmak içerikten daha fazlasını içerir; lojistik veya destek hizmetleri önemli bir rol oynar.

Grubunuzda bilgisayar ve interneti kullanmada konusunda zayıf olanlara canlı destek vermek önemlidir. Bu gibi sorunlar, söz verdiğiniz zamana uymanızı zorlar. Katılımcıların beklemekten dolayı canları sıkılabilir; vazgeçenler bile olabilir.

Çarşamba-Perşembe – Saat 11.00 Nasıl?

Büyük bir webinar planlamak için uygun zamana karar vermeniz önemlidir. En uygun zamanı tartışan araştırmalar var. Bu araştırmalara göre, hafta ortası seansların (Çarşamba ve Perşembe) en iyi performansı gösterdiğini gösteriyor.

Kitlenizin gün içinde hangi saatlerinin uygun olduğunu bulmak da zordur. Araştırmaya göre saat 11:00 en uygun zaman olarak ortaya çıktı. En önemlisi, web seminerinizi kitlenize uygun olacağına ve sizin için maksimum katılım göstereceğine inandığınız bir zamanda planlayın.

Ne kadar sürmeli?

Web seminerinizin ne kadar sürmesi gerektiğine gelince, bu dengeleyici bir eylemdir. Bir eğitim boyutlu seminer ise normal uzunlukta olmalıdır. Çok kısa olursa öğrencileriniz gerçek bir değer elde etmemiş gibi hissedebilirler. İş eğitimi ise içeriğe bağlı olarak uygun uzunlukta olmalıdır. Ama dikkat yoğunlaşması için makul bir süre iyidir. Çok uzun olursa zihin dağılabilir. Kontrol zorlaşabilir.

Zamanlamayı duruma göre ayarlayabilirsiniz. Tekrar araştırmalara bakarsak, 45 dakikalık süre orta düzeyde bir uzunluk olabilir. Yine, kitleniz için en iyi uzunluğu keşfetmek size kalmış. Daha kısa seansların işe yaradığını görürseniz, bununla devam edin.

4. İçeriğinizi Hazırlayın

Web Semineri / Webinar – Konunuz, tarih ve web semineri aracınız seçildiğine göre artık içeriğe odaklanma zamanıdır.

İçeriğinizi bir araya getirmeden önce, konuşmayı planladığınız şeyin başından sonuna bir taslak oluşturmanız gerekir. Bu sunum yapısına yardımcı olur ve eğitim oturumu için bir amaç veya sonuç sağlar.

Bu yapıldıktan sonra, gerçek ders içeriğini çivilemeye başlayın. İşte en iyi ipuçlarımızdan bazıları:

Açılış sırasında katılımcılarınıza hoş geldiniz deyin. Kim olduğunuzu, bu seminerin amacını ve hangi konuları kapsadığını açıklayın.
Kitlenize, web seminerinize uyumlu ve ilgi çekici olacak bir akışı sunun. Yani giriş-gelişme-sonuç ne olacak, anlatın. Her slaydı bir bölüm olarak düşünüyorsanız, bu yapıya da yardımcı olmalıdır.
Katılımcılarınız için daha az yoğun hale getirmek amacıyla kullandığınız metni sınırlandırın. Bunun yerine, içeriğinizi hayata geçirmek için resimleri, istatistikleri, grafikleri ve diğer medyaları ve görselleri kullanın.
Katılımcılara bilgilerin kendileri için nasıl uygulanabilir olduğunu göstermek için mümkün olduğunca örnekler veya vaka çalışmaları ekleyin.
Sonunda önemli çıkarımları özetleyin.
Web semineriniz müşteriler veya iş ortakları içinse içeriğinizin eğitici olması gerektiğini unutmayın. Bir web semineri bir satış konuşması değildir!

Genellikle bir web seminerinde içeriği sunmak için slaytlar kullanılır – Google Slaytlar, Microsoft Word veya Keynote’un hepsi iyi seçeneklerdir. Ayrıca, içeriğinizin görsel olarak çekici görünmesini sağlamak için çeşitli tasarımlara sahiptir. Ekibinizdeki tasarımcıdan yardım alarak slaytlarınıza markalı veya benzersiz bir görünüm bile ekleyebilirsiniz. Alternatif olarak, tasarımcı olmayanlar için Canva görsel olarak hoş sunumlar yapmak için kullanışlı bir araçtır.

5. Web Seminerinizi Öğrenme Yönetim Sisteminizle Entegre Edin

Öncelikle, Öğrenme Yönetim Sistemi, LMS, hakkında biraz bilgilenelim:

LMS, uzaktan eğitim faaliyetlerini yerine getirmek üzere tasarlanmış web yazılımlarıdır. İngilizce “Learning Management System” kelimelerinin ilk harflerinden üretilmiş olan LMS kavramının, Türkçe’ de “öğrenme yönetim sistemi“, “öğretim yönetim sistemi“, “öğrenim yönetim sistemi” gibi çeşitli kullanımları vardır.

Öğrenme materyali sunma, sunulan öğrenme materyalini paylaşma ve tartışma, dersleri yönetme, ödev alma, sınavlara girme, bu ödev ve sınavlara ilişkin geribildirim sağlama, öğrenme materyallerini düzenleme, öğrenci, öğretmen ve sistem kayıtlarını tutma, raporlar alma gibi işlevleri yerine getirmek öğrenme yönetim sistemlerinin temel görevleridir.

Öğrenme sistemleri, özellikle kitlesel eğitimlerde daha çok önem kazanmakla birlikte küçük ölçekli eğitim programlarında da kullanılır.

Web Semineri / Webinar – Bir web semineri oturumu e-Öğrenim kursunuzun bir parçası olduğunda, seçtiğiniz aracı LMS’nize (Learning Management System) entegre etmek akıllıca bir seçimdir. Bu siz şunları sağlar:

LMS’nizde web semineri aracınıza otomatik olarak yansıyan oturumlar planlayın. Bu, yalnızca bir kez oturum açmanız anlamına gelir.
Web semineri aracınıza otomatik olarak gönderilen verilerle katılımcılarınızı LMS’niz aracılığıyla kaydedin.
Katılım verilerini otomatik olarak LMS’nize geri aktarın, böylece hiç zaman kaybetmeyin.

En önemlisi, LMS entegrasyonu gereksiz işlerin tekrarını durdurur, raporlamayı geliştirir, iş akışlarını kolaylaştırır ve en iyisi, kurulması sadece birkaç dakika sürer.

6. Promosyonlu Kayıtları Artırın

Web Semineri / Webinar – Web seminerinizi nasıl tanıtacağınız, kullanım amaçlarınıza ve durumunuza bağlıdır. Çalışanlar için bir kursun parçası olan gerekli bir web semineri olabilir. Katılmaya ikna etmeye çalıştığınız müşterilere veya iş ortaklarınıza yönelik bir oturumdan büyük ölçüde farklı olacaktır. Ancak, kitlenize bağlı olarak web seminerinizi tanıtmak için alabileceğiniz bazı önerilerimiz var:

Çalışanlarınızla web semineri yapmak için

Kuruluşunuzun içindeki web seminerlerini kendi LMS’niz aracılığıyla tanıtabilirsiniz. LMS’nizde, çalışanlarınızın e-postalarına kayıt olmalarını bildiren bir kayıt bağlantısı göndermek basit ve etkili bir yoldur.

LMS’nizde farkındalık yaratan ve çalışanlarınızı kayıt sayfasına bağlayan banner görüntüleri de oluşturabilirsiniz.

Kurum dışındaki insanlar için web semineri

Kuruluşunuz dışındaki müşterileri, üyeleri veya iş ortaklarını hedefleyen bir oturum için kitlenizin dikkatini çekmek biraz daha zor olabilir. Bu nedenle, kanallar arasında tanıtım yapmanız ve mümkün olduğunca çok sayıda kitlenize ulaşmanız önemlidir. Bunlar:

Kursunuzun tanıtımını sitenizde, yani bir URL ile yapmak için, sitede tanıtım sayfası oluşturun. Her sitenin bir adresi vardır ve bu adreslere URL denilebilir. URL (Uniform Resource Loader) teriminin kısaltılmış halidir. Türkçe karşılığı “Tekdüzen Kaynak Bulucu”dur. Kursun tanıtıldığı URL’niz bir katılımcının bağlantı kurması durumunda web seminerine kaydolabilmelerni sağlar ve bu LMS’de yer alır.
Kişilerinize kaydolmalarını teşvik eden iki veya üç promosyon e-postası gönderin.
Web seminerinizi tuttuğunuz sosyal medya profillerinizdeki güncellemeleri paylaşın.
Sözü dinlenilen sosyal ağı geniş olan etkileyenlere ulaşın, forumlarda yayınlayın ve kitlenizin olabileceği diğer yerlere ulaşın.
Müşteri odaklı web seminerleri için, satış ve pazarlama portföyünden yararlanın.

Tanıtımınızdan en iyi şekilde yararlanmak için hangi kanalları kullanırsanız kullanın ve kitlenizin dikkatini çekmenizi öneririz.

7. Deneyin; Prova Yapın

Web Semineri / Webinar – Web semineriniz sırasında herhangi bir gaf yapmayı önlemenin en iyi yolu prova çalışması yapmaktır. Bu, her şeyi test etmenizi, karışıklıkları çözmenizi ve içeriğinizin iyi gitmesini sağlar. Test yaparken şunları yapmak en iyisi:

Web semineri aracınızı iyi tanıyın ve iyi kullanın – Web seminerini başlatmanın, ekranınızı paylaşmanın ve ses seçeneklerinizin her yönünü öğrenin.
İçeriğinizin üzerinden geçin – Kendinize “Slaytlarım net mi?”, “Bir noktayı açıklamak için çok mu zaman harcıyorum?”, “İstediğim her şeyi söylemek için yeterli zamanım var mı?” diye sorun. Bunu yapmak, içeriğinizin odaklanmış ve doğru yolda kalmasını sağlamalıdır.
Sesi kontrol edin – Net bir şekilde duyulabildiğinizden emin olun ve arka plandaki gürültüyü gidermeye çalışın.
Odada kimin olduğuna karar verin. Yardıma ihtiyacınız varsa kimin yardım edeceğine önceden karar verin ve tembihleyin. Özellikle canlı oturum sırasında rollerini ve hangi görevleri tamamlamaları gerektiğini bildiklerinden emin olun.

8. Hatırlatıcıları Unutmayın

Web Semineri / Webinar – Bir kişi kaydolduktan sonra, toplanma gün ve saatine henüz vakit varsa, kayıt olanlara sıklıkla seminer gününü ve saatini hatırlatan bir otomasyonunuz olsun. Bunu önceden ayarlanmış sıklığı belli olan e-postalarla da yapabilirsiniz. Hatta bazıları günü ve saati geriye doğru sayan bir göstergeyi (sayacı) web sitelerine ekliyorlar.

9. Seminerinizi İyi Planlayın

Web Semineri / Webinar – Tüm hazırlık işleriniz bittiğinde, web semineriniz mükemmel bir şekilde gitmelidir. Ancak, gösterim zamanında sorun olmadığından emin olmak için atabileceğiniz bazı adımlar vardır.

Sunumunuzun hemen başlangıcında seminer boyunca hangi yöntemi izleyeceğinizi belirtin. Katılımcıların bu sunumdan ne kazanacaklarını ve web semineri sırasında sizinle nasıl yorum yapabileceklerini, nasıl soru soracakları gibi, sizinle nasıl etkileşime girebileceklerini belirlemelisiniz. Bu, oturum sırasında katılımı artırmaya yardımcı olacak ve katılımcılarınızı etkileşimde bulunmaya teşvik edecektir.

Yayınladığınız web seminerinin türüne bağlı olarak, oturum sırasında sorulan soruları yanıtlamak iyi bir fikirdir. Kitlenize onları dinlediğinizi ve değer verdiğinizi hissettirecektir.

10. Web Seminerinden Sonra

Web Semineri / Webinar – Artık web seminerini tamamladığınıza göre, umarım her şey yolunda gitti; ama işiniz henüz bitmedi!

İşiniz bittiğinde kaydı tekrar dinleyin. Kendinize “Doğru olan neler yaptık? Bir dahaki sefere nasıl daha iyi yapabiliriz?” sorusunu sorun. Bu, herhangi bir karışıklığı çözme ve gelecekteki oturumlarda performansınızı geliştirme fırsatı verir.

Ardından, kaydı alın ve bir video içeriği olarak yeniden konumlandırın. Bu video, webinara gelmeyenlere sonradan izleme fırsatı tanısın. Ayrıca seminere gelenlere geldikleri için teşekkür eden bir e-posta göndermek jest olacaktır. Hatta videosunu yaptığınız semineri bu e-postaya veya linkini/adresini e-postaya ilave ederek izlemelerini sağlayabilirsiniz. Kitlenize kaçırdıkları semineri ve materyalleri yakalama şansı verir.

İnsanların indirmesi için videoyu LMS’nize veya web sitenize yüklemek kayıttan en iyi şekilde yararlanmanın ve içeriğinizi daha da genişletmenin akıllı bir yoludur.

Bugün bir web semineri planlamaya başlayın

Haydi, siz de durmayın; herkesin evde olduğu bir zamandayız. Siz de kendi ekibinizle veya öğretmenseniz öğrencilerinizle webinar yapın. Derslerinize veya konuya odaklanın. Web seminerinizi hazırlayın. Yukarıda sayılan medya seçeneklerinden biri üzerinden sanal ortamı oluşturun ve başlayın.

Ayrıca web sitamizde webinar üzerine daha önce yazılmış olan aşağıdaki yazıları da okumak isteyebilirsiniz.