Toplantı yönetimi ile ülke yönetimi arasında nasıl bir fark vardır? Yönetmek, yönetmektir. İster bir kurum, ister bir şirket, ister bir aile yönetin, isterse bir ülke! Sonuçta bir takım kararlar alıyorsunuz, uyguluyorsunuz, sonuçlarına bakıyorsunuz. Kararlarınızı değerlendirip gerekirse revizyon veya iyileştirmeler yapıyorsunuz! Bir de toplantı yapmaktan iş yapmaya fırsat bulamayan bir kamu kurumunda veya özel işletmedeyseniz bu yazı tam da size göre…
Toplantıkolik insanlar vardır. O toplantıdan bu toplantıya koşuştururlar. Gören de ya çok para kazandıklarını sanır, ya da bir iş çıkardıklarını… Bu insanlara yakından bakarsanız güzelim düşüncelerinizin tersine döndüğünü görürsünüz.
Siz ne düşünüyorsunuz?
Toplantılardan bıktınız mı?
Çok sayıda toplantıya mı katılıyorsunuz?
Toplantıları zaman kaybı olarak mı değerlendiriyorsunuz?
Yoksa farklı insanlar ve farklı gruplarla iletişim kurmanın etkili bir yolu olarak mı düşünüyorsunuz?
Takım üyelerinin birbirlerini daha yakından tanımaları için iyi bir fırsat olduğunu düşünüyor musunuz?
Toplantı yönetimi deyince yalnız iş dünyası değil; insan faktörüne bağlı her organizasyon toplantılar yapar; yapmak zorundadır. İş dünyasında da iş adamları her yıl milyarlarca sayıda toplantıya katılır. Bu toplantıların maliyeti oldukça yüksektir. Hatta 10 personel ile günlük bir toplantı yapmanın bile maliyeti yüksektir.
Toplantı salonu, kahve, yemek, seyahat ve görsel-işitsel ekipmana ek olarak, o anda toplantı nedeniyle yaptığı işlerini yapamayan personelin de kuruma veya işletmeye maliyetini de eklemelisiniz. Bunu önemseyin; kamu kurumlarında çalışanların performansı üretim sektöründeki gibi üretime katkı açısından ölçülmediği için, bu toplantılar bazen sabahtan akşama kadar sürmektedir.
MALİYET SAYACI (Cost Counter) Kullanın!
Bu konuda zaman maliyetini ölçen hesaplamalar ve bununla ilgili dijital programlar var. Toplantıya katılan sayısı ile her katılımcının aldığı ücretin dakikaya indirilmiş maliyeti hesaplanır (daha doğrusu makine hesaplıyor). Sonra toplantı başladığında sayaç (counter) başlatılır. Toplantı bittiğinde stop edilir. Ortaya çıkan kullanılan zaman ile maliyetin hesaplanmasından bu toplantının işletmeye veya kuruma olan toplam maliyeti görülür.
Unutmayın; toplantıya katılanların sayısı arttıkça toplantı süresi de artmak durumundadır. Bu da maliyeti yükseltmek için en önemli nedendir.
Bu sebepten dolayı, toplantı düzenlerken iki kere düşünmek; herkesin zamanından optimal bir şekilde faydalanmak gerekir.
Bir toplantı yönetimi hangi durumlarda başarısız olur?
Cevap oldukça basit ve yalındır. Bir toplantı yönetimi gündemsiz, amaçsız, plansız, zaman sınırsızsa; geveze katılımcılar katılıyorsa, basit sorunları çözmek yerine daha da karmaşık hale getiren karakterler katılıyorsa bu toplantılardan bir sonuç alınabilir mi?
Toplantı yönetiminin başarısı için asgari şartlar
- Toplantıdan bağımsız olarak, grup içi ve grup dışı kurumsal iletişim pozitif olarak yürüyorsa,
- Çalışanlar sürekli olarak yüz yüze görüşüyorlarsa,
- Kararların kalitesi yüksekse ve bu kararlar iyileştirmeye açıksa,
- Toplantıya katılanlar birbirlerini tanıyorlarsa,
- Katılımcıların birbirlerinin görüş ve düşüncelerinden yararlanmak için farklı deneyimleri ve farklı özgeçmişleri varsa,
- Katılımcılar harika bir takım oluşturmaya inanmış aynı duyguları paylaşıyorlarsa o toplantı verimli olur. Toplantı yönetimi de amacına ulaşmış olur.
Etkin toplantılar yapmak için genel kurallar
Amaç: Her şeyden önce toplantı yapmanın bir amacı olmalı. Basit ve toplantı yapmaya değmez konular için toplantı yapmayın.
Zaman Planlama: Toplantıların başlangıç ve bitiş zamanları toplantıdan önce mutlaka belirlenmelidir. Sınırsız, açık uçlu toplantılar sıkıcı olduğu kadar belirsizliğin verdiği psikolojik sıkıntı verimi ortadan kaldırır.
Gündem: Toplantı, tüm katılımcılara önceden dağıtılmış veya imzalatılmış eksiksiz bir gündemine sahip olmalıdır.
Katılımcılar: Sadece gündemle ilgili olan çalışanları toplantıya davet etme maliyetinizi düşürür, zaman etkili kullanılmış olur.
Görevler: Toplantıya katılanlardan veya toplantı yönetimini işletenlerden biri moderatör olmalı; ayrıca konuşulanları not almak için bir katip görevlendirilmesi olmazsa olmazlardandır. Toplantının başlangıcında moderatör toplantı yönetiminin temel kurallarını açıklamalıdır. Bunlar, zamanlama, başlangıç konuları ve konuşma sırası, konuşma süreleri, karar alma konuları varsa oy birliği ve oy çokluğunun önemine vurgu yapmalıdır.
Nezaket Kuralları:
- Toplantıya geç gelmek, hatta toplantı başladıktan hemen sonra olsa bile geç kalmak nezakete aykırıdır.
- Aynı şekilde toplantıya erken gelmek de nezakete aykırıdır. Özellikle toplantı bir toplantı odasında değil de bir ofis ortamında yapılacaksa tam zamanında gelmelidir.
- Geç kalma durumunda moderatörü arayarak bilgi verilmelidir.
- Toplantıyı tamamen kaçırma durumunda mazeret sıralamaktan daha önemlisi özür dilemektir.
- Toplantılarda konu dışına çıkan, gündeme aykırı konuşanların moderatör tarafından uyarılması gerekir. Ancak bu fark edilmeyen bir durumsa, konu dışına çıkanları gündeme gönderme yaparak nezaketli bir şekilde diğer katılımcıların da uyarması yerinde olacaktır.
Mutlu ve neşeli toplantılar…
