İletişim Hataları – Hayatımızda başımıza gelen çok sayıda “İletişim kazası” vardır. İçlerinde bence en önemlisi ruh dünyamıza, psikolojimize verdiği zarardır. Kaynağı kendimiz veya başkaları olsun fark etmez; sonuçta iletişim hatalarından kaynaklanan kazalardan hepimizi Allah korusun.
İletişim yoluyla kaza yapmak utanç verici olabilir. Örneğin, bir e-postayı kontrol etmeden gönderirsiniz ve daha sonra bir hata içerdiğini fark ederseniz. Ama iş işten geçmiştir. Kurşun artık tabancaya dönemez. Bu hatanın sonucunda ise çizdiğiniz imaj, özensiz bir kişilik ve amatör görünmektir.
Ancak diğer iletişim hataları bu kadar masum olmayabilir. Daha ciddi sonuçlara yol açabilir. Ününüzü kirletebilir. Müşterilerinizi rahatsız edebilir. Hatta gelir kaybına yol açabilir.
Bu konu çok önemli olduğu için, bu sitede iletişime farklı açılardan bakan onlarca yazı yayınlandı. Ancak iletişim hatalarına ilişkin bu yazıyı mutlaka okumalısınız. Yayınlanan diğer yazılarımızdan bazılarının linki aşağıda “Tavsiye Edilen Makaleler” bölümünde verilmiştir.
Bu makalede ise, en yaygın işlenen 10 iletişim hatasına bakacağız ve bunlardan kaçınmak için neler yapabileceğinizi tartışacağız.
Hata 1: Özensiz ve Düzensiz Çalışmayın
İletişim Hataları – Bir yazıda veya e-mailde, yazım ve dilbilgisi hataları sizi dikkatsiz biri olarak gösterebilir. Bu nedenle, yazıyı göndermeden önce iletişimde kullandığınız her şeyi kontrol etmek önemlidir.
Bilgisayarların yazım denetleyicisine de güvenmeyin. Bunun yerine, çalışmanızı tekrar tekrar okuyun. Düzeltin. Emin olmadığınız kelimelerin doğru yazılışını kontrol etmek için bir sözlük kullanın.
Kendi çalışmanızda hataları görmek zor olabilir. Bu yüzden bir iş arkadaşınızdan rica edin; yazdığınız belgeyi gözden geçirmesini isteyin. Alternatif olarak, çalışmanızı yüksek sesle okuyun. Bu stil, yazım hatalarını ve konuşmanızın nasıl duyulacağı konusundaki hatalarınızı yakalamanızı kolaylaştırır.
Hata 2: Kötü Haberleri E-posta ile Göndermeyin
İletişim Hataları – Bir yöneticiyseniz ve ekibinizden birini işten çıkarmak istiyorsanız bunun en iyi yolu e-posta mıdır? Eğer öyleyse, herkesi üzebilirsiniz!
Yazılı iletişim kanalları, zor mesajları beden dili gibi sözsüz ipuçlarıyla yumuşatmanıza izin vermez. Yoğun duyguları gösteremezler. Yazı her zaman resmi bir özelliğe sahiptir ve soğuk kaçabilir.
İşten çıkarmak gibi, bir çalışana kötü bir haber vermeniz gerekiyorsa, bunu bizzat yüz yüze iletişim kurarak yapın. Mesajınızı nasıl hassas bir şekilde ileteceğinizi dikkatlice düşünün. Aynı zamanda, işten çıkardığınız insana nezaketle ve gönlünü alarak göstereceğiniz nazik davranışlarla onun uzun sürecek bir kırgınlığını en aza indirebilirsiniz.
Yazıyla iletilen mesajları, insanların bu mesajın önemli kısımlarını yanlış anlama ihtimali yüksektir. Kırıcı mesajlar daha fazla okunur ve okuyanı kinlendirir veya kızdırabilir. Yazılı mesajı defalarca okuyup yeni yeni anlamlar çıkarırlar. Oysa yüz yüze iletilen en kötü mesajı, beden dilinizle yumuşatabilir, ses tonunuzla incitmeden durumun anlaşılmasını sağlayabilirsiniz.
Hata 3: Zorlayıcı Diyaloglardan Kaçının
İletişim Hataları – Bazen çalışanın bir sunumu veya bir projesi hakkında olumsuz geri bildirim vermeniz gerekebilir. Eleştiride olumsuz bir cümle kullanmak üzücüdür. Bu gibi konuşmalardan kaçınmaya çalışmak cazip gelebilir; ancak bu daha sonra, daha fazla soruna neden olabilir.
Eyleme geçirilebilir geri bildirim için kullanmanız gereken üç anahtar vardır: Durum – Davranış – Etki.
Yani, insanlara önce olumsuz durumu tasavvur ettirmek, durumu kendi kendine analiz etmesine doğru itelemek ve onaylarını almak; sonra o davranışı kendisine yorumlatmak ve en sonunda elemanın üzerindeki etkiyi gözlemlemek. İnsanları kendi davranışları üzerinde düşünmeye teşvik etmek etkili bir tekniktir.
Hata 4: İddialı Davranmayın
İletişim Hataları – Girişkenlik ve kendine güven, başkalarının istek ve ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak, neye ihtiyacınız olduğunu ifade edebilmektir.
Her girişiminizde her zaman başaramayabilirsiniz. Eğer, ihtiyaçlarınız konusunda “net olursanız” başarabilirsiniz. Uzlaşmaya varma şansınız daha yüksektir.
Girişkenlik ve kendine güven, aynı zamanda ihtiyacınız olduğunda “hayır” demek demektir. Burada, prensip; “Kişiye Evet”, “Göreve Hayır” şeklindedir. Yani Kişiyi kırmadan ve kişinin kendisini eleştirmeden sadece yaptığı davranışı veya eylemi veya işi eleştirin. Bu prensip, iyi ilişkileri sürdürürken isteklerin nazikçe ama iddialı bir şekilde nasıl geri çevrileceğini açıklar.
Girişkenlik, saldırganlık ile aynı şey değildir. Saldırgan olduğunuzda, diğer insanların haklarını, isteklerini ve ihtiyaçlarını düşünmeden kendi yolunuzu bulmaya çalışırsınız.
Hata 5: Tepki Vermeyin, Yaklaşım Gösterin
İletişim Hataları – Hiç bir meslektaşınıza hayal kırıklığı içinde bağırdınız veya bir e-postaya dikkatinizi çekmeden kısa bir cevap gönderdiğiniz oldu mu? Eğer öyleyse, sakince cevap vermek yerine duygusal olarak tepki vermiş oldunuz demektir.
Bu tür duygusal tepkiler itibarınıza zarar verebilir. İnsanları güçlü duygularınızla üzebilir ve öz kontrol ve duygusal zekaya sahip olmadığınız izlenimini verebilirsiniz.
Hata 6: İyi Hazırlanın
İletişim Hataları – Kötü hazırlanmış sunumlar, raporlar veya e-postalar kitlenizi sinirlendirir ve zamanla itibarınıza zarar verebilir. Bu yüzden iletişiminizi dikkatli bir şekilde hazırlamak ve planlamak önemlidir.
İlk olarak, iletişiminizi iyice planlamak için zaman ayırın. Kitlenizin duygularına ve zekalarına hitap eden güvenilir, akıllı ve çekici bir mesaj oluşturmak için Motivasyon Basamaklarını kullanın. Motive Edici basamaklar şunlardır:
- Dikkat çek.
- İhtiyacı belirle
- İhtiyacı karşıla
- Geleceği görselleştir
- Eyleme Geç / Gerçekleştir.
Sunumlarınızı, raporlarınızı ve diğer belgelerinizi kitlenizle uyumlu olup olmadığını kontrol edin. Sonra, bir konuşma veya sunum yapıyorsanız, akıcı ve ilham verici olmak için iyice prova yapın.
Hata 7: “Herkese Aynı” Yaklaşımı Kullanmayın
İletişim Hataları – İletişim için “herkese uygun” bir yaklaşım kullanırsanız, insanların farklı kişiliklerini, ihtiyaçlarını ve beklentilerini göz ardı edebilirsiniz. Aslında, iletişiminizin bu farklılıkları mümkün olduğunca ele alması gerekir.
Bir sunum hazırlıyorsanız, insanların farklı öğrenme stillerine sahip olduklarını bildiğinizden emin olun. Bu, okuyarak en iyi öğrenenlerden daha uygulamalı bir yaklaşımı tercih edenlere kadar herkesin oturumunuzdan yararlanabileceği anlamına gelir.
Hata 8: “Ben Şeffafım” “Ben Doğrucuyum” Deyip Rastgele Konuşmayın
İletişim Hataları – Günümüzün iş yerleri, özellikle büyük şehirlerde, etnik kökenlerin, dinlerin, yaşların, yeteneklerin ve bakış açılarının bir potada eridiği yerlerdir. Bu farklılıklar, hayatımızı büyük ölçüde artırabilecek zengin bir deneyim ve zengin bir doku oluşturur.
Bununla birlikte, yeni meslektaşları veya müşterileri klişeleştirmek veya sadece birkaç bilgiye dayanarak onlar hakkında varsayımlar yapmak cazip olabilir. Bu özellikle, onları iyi tanımak için fazla zamanınız yoksa doğrudur.
Diğer kişilerin kendi benzersiz geçmişini, kişiliğini ve deneyimini dikkate almazsanız, varsayımlar açık iletişimi engeller. Zamanla bu, onlarla olan ilişkinizi tehlikeye atabilir.
Yeni biriyle tanıştığında onu dinlemek için zamanı ayırın. Onlara bakış açıları hakkında konuşma fırsatı verin.
Ardından, kültürel farklılıkların nasıl yönetileceğini öğrenin Böylece her bireyin ihtiyaç ve beklentilerini dikkate alırsınız. Yurt dışından insanlarla sık sık çalışıyorsanız, kültürel zeka fikrini keşfedin, böylece farklı kültürlerden insanlarla karşılaştığınızda davranışınızı adapte etmeye başlayabilirsiniz.
Uluslararası çalışma veya yönetim konusunda yeniyseniz, farklı ülkelerde çalışma hakkında bilgi edinmek için komik bir video izlemek ister misiniz? Videoyu bu yazının en altındaki “Tavsiye Edilen Makaleler” bölümündeki ilgili yazımızdan izleyebilirsiniz.
Hata 9: Mesajınızın Anlaşıldığını Varsaymayın
İletişim Hataları – İnsanların mesajınızı anladığını kontrol etmek için zaman ayırın.
Örneğin, bir e-posta gönderdiğinizde insanları mesajınızın tamamını veya bir kısmını anlamadılarsa, sorularını yanıtlayabileceğinize dair açık kapı bırakabilir, onları teşvik edebilirsiniz.
Ya da bir sunum yaptıysanız, insanların ana konularınızı tartışmaları için zaman verin veya sonunda soru sormalarına fırsat verin.
Doğru anlaşıldığınızı kontrol etmek için, “nasıl“, “neden” veya “ne” ile başlayan açık uçlu sorular kullanın. Bunlar düşünmeyi teşvik eder ve kitle üyelerinizin kişisel olarak iletişiminizden neler aldıklarını açıklamalarına yardımcı olur.
Hata 10: Yanlışlıkla Başkalarının Gizliliğini İhlal Etmeyin
İletişim Hataları – Hiç hassas bir e-postayı yanlış bir kişiye gönderdiniz mi? Bu tür hatalar ciddi ticari sorunlara da neden olabilir, insanların gizliliğini ihlal edebilir ve utanç ve karışıklığa yol açabilir.
Bu sorunları önlemek için, önce mesajlarınızı yazın, sonra e-posta adresini yazın. Yazdığınızı göndermeden önce en az iki kez kontrol edin. E-posta programınız e-posta adreslerini otomatik olarak gösterirse, doğru alıcıyı bilinçli olarak seçebilmeniz için bu özelliği kapatabilirsiniz.
Bu e-postaları önce bir Word belgesinde veya adresini yazmadan bir e-posta sayfasında yazın. Böyle bir taslak oluşturduktan sonra, e-posta adresini yazabilirsiniz. Bu şekilde, önceki iletilerden yanlışlıkla herhangi bir bilgi eklememiş olursunuz.
Anahtar Noktalar
Herkes zaman zaman iletişim hataları yapar. Ancak, hassas hatalardan kaçınırsanız itibarınızı korursunuz. Bunlar, düzenli çalışmanızı sağladığı gibi, e-postaları yönlendirirken insanların gizliliğini yanlışlıkla ihlal etmeyi önler.
İyi iletişimin anahtarı, birlikte olduğunuz insanların ihtiyaçlarını düşünmektir. Her şeyden önce, iletişimin iki yönlü bir süreç olduğunu unutmayın. Sorulara hazır olun ve kitlenizin söylediklerini dinleyin.
Zamanla, bu yaygın iletişim hatalarından kaçınmanın mesajlarınızın kalitesini, itibarınızı, çalışma ilişkilerinizi ve iş memnuniyetinizi büyük ölçüde artıracağını göreceksiniz.
Tavsiye Edilen Makaleler:
İletişim – İşyerinde İletişim Kanalları Ve İletişim Engelleri Nelerdir?
