Ev Ofis (Home Ofis) Çalışmada Başarının Sırları: Korona virüs önlemleri yeni bir döneme girmenin çan sesleri gibi. Korona virüs önlemleri kapsamında yeni kararlar alıyoruz. 5-12 yaş arası öğrenciler için kurduğumuz ve 16 farklı ülkede kullanılan “Anzan Mega Aritmetik Yazılım” sistemimizde uzakten eğitim verebilmek için değişiklikler yapıyoruz. Her öğrencinin yazılımdaki anlık performansını aynı anda çoklu olarak ekranda izleme ve webinar ilişkili yeni sistem hazırlıkları yapıyoruz.
Mega Hafıza olarak iştirakimiz olan MegaRob Yazılım AŞ yazılım ekibimizin hepsinin işlerini evden yapmasına karar verdik. Şu anda belli bir tarihe kadar görevlerini evlerinden yapacaklar. Mega Hafıza‘da lojistik (fiziksel olarak siparişlerin gönderilmesi vb. faaliyetler) için elemanlarımız ofise geliyorlar. Tabi bu durum değişimin hızla ev ofis (home ofis) uygulamalarına doğru gideceğini de gösteriyor.
İşin ilginç tarafı şu ki; bizim yazılım grubumuz dahil birçok teknoloji kurumu bu tip çalışmaları yapabilecek olmasına rağmen, halk buna mentalite olarak hazır değildi. Korona virüsü vakası sanki halkı bu konuda hızlı bir eğitimden geçirdi gibi (Özellikle bu konudaki yorumunuzu aşağıdaki yorumlar bölümünden bizimle ve diğer okuyucularla paylaşabilirsiniz).
Ev Ofis (Home Ofis) Çanları Çalıyor!
Evi ofis (home ofis) olarak kullanmak ve iş yaşamınızı burada geçirmek, kişi için mükemmel bir fırsat olabileceği gibi, kariyerinin ölümü anlamına da gelebilir. İşe gidiş geliş zahmetinin olmaması ve zaman israfından kurtulmak yanında, rahat ortamda, aile bireylerini daha çok görerek çalışmak büyük bir nimetken, evde çalışmada dikkat edilmesi gerekenlere uyulmazsa, üretkenliğin kaybolması kâbusu yaşanması da kaçınılmazdır.
Ev işleriyle ve aileden gelen istekler yanında, çalışma arkadaşlarından izole olma duygusu, önemli telefon görüşmeleri sırasında evdeki gürültü düzeyinin kontrolü ve uzun saatler çalışma isteği ev ofis çalışmanın başlıca üstesinden gelinmesi gereken engellerdir.
Aşağıdaki 11 sır, ev ofis (home ofis) çalışanlara ve çalışmak isteyenlere yardımcı olabilecek önemli ipuçlarını içermektedir. Yüksek düzeyde etkili bir ev ofis çalışmanız için iyi bir günlük planlama, iyi bir zaman ve enerji yönetimine sahip olmanız gerektiğini baştan belirtelim.
İŞTE EV OFİS (HOME OFİS) İÇİN 11 SIR
1 – OFİS ŞARTLARINA EN UYGUN ODAYI SEÇİN!
Çalışma alanı olarak kapanabileceğiniz, kapısı olan bir oda olmalı. Burası yatak odasından veya oturma odasından farklı olmalı. Varsa çatı arası veya sığınak gibi yerler çalışma ofisi olarak düzenlenebilir. Burada önemli olan giriş çıkışı rahatsız edici olmayan, salon, mutfak veya çamaşır makinesi gürültüsü gibi gürültülerden bağımsız bir oda olmalıdır.
2 – GÜRÜLTÜ FAKTÖRÜNÜ ELEYİN
Dışarıdan gelebilecek her türlü gürültüye karşı pencerelerinizi kapatın. Ev içinde elektrik süpürgesi, yüksek kapı zili sesi, çalan telefonun yüksek sesi, aile bireylerinin yüksek sesleri gibi tüm çeldiricilerden ve rahatsızlık verici unsurlardan arının. İş görüşmesi gibi önemli görüşmeleri eğer telefonda veya açık sesle yapıyorsanız, sizi telefonda dinleyenler çocuk ağlaması veya elektrik süpürgesi sesi duymamalıdırlar. Kendi telefonunuzu bile kısık sese alınız.
3 – EV OFİSİNİZİ YÜKSEK ÜRETKENLİĞE GÖRE DÖŞEYİN
Çalışma odanızın organizasyonu üretkenliğiniz için çok önemlidir. Evrak depolamasında, masa üstü bilgisayar ve çalışma alanında veya aydınlatmada cimri davranmayın. Özellikle aydınlatma üretkenliğiniz için önemli bir etkendir. Zekice ayarlayın. Ofis içi tasarımı yaparken, neyi nerede bulacağınızı ve ortam tasarımını da zekice yapın. Unutmayın burada her gün 8 saat geçireceksiniz. Masanızı temiz ve düzenli tutun. Ertesi gün bu odaya girdiğinizde dağınık bir odaya girmek istemezsiniz herhalde. O halde sabahları nasıl bulmak istiyorsanız, akşamları öyle bırakınız.
4 – PROFESYONEL BİR İMAJINIZ OLSUN
Ev dışı normal ofisler nasılsa, siz de ev ofisinizi öyle döşeyin. Mesela, ev telefonundan farklı bir telefon hattınız olsun. Gerçi şimdi cep telefonları benzer işi görüyor. Kendi kartvizitiniz olsun. Ayrı bir posta kutunuz olsun. Kendi adınıza uzantısı olan e-mail adresiniz, web siteniz olsun ve olmalı. Yüksek performanslı bilgisayarınız ve hızlı internet bağlantınız olmalı. Printer, fotokopi, scanner, projeksiyon cihazı gibi bir işletmede ne varsa ev ofisinde de bulunmalı.
5 – DIŞARIDAKİ OFİS ÇALIŞANLARI GİBİ GİYİNİN
Çoğu kez garipsense de ev ofiste çalışırken, dış ofislere gittiğiniz gibi giyinin. Bu sizin üretkenliğinizi arttırdığı gibi, dış giyimin harekete geçirici özelliği de vardır. Mesela pijamalı olduğunuzu düşünün. Pijama yatağa ait bir giysidir ve siz onu çıkarmadığınız sürece sanki yatağın sizi çağırdığı hissine kapılırsınız. Doğal olarak üretken de olamazsınız. Gerekiyorsa ve daha da işi ciddiye almak istiyorsanız, takım elbisenizi giyip, kravat bile bağlayabilirsiniz.
6 – GÜNLÜK, HAFTALIK VE AYLIK HEDEFLER BELİRLEYİN; PROGRAM YAPIN
İşinizle ilgili bir çalışma planınız olmalı. Her gün “bugün ne yapacaktım?” diye düşünmemelisiniz. Aylık, haftalık ve günlük planlarınız olmalıdır. Her gün sonunda o günün değerlendirmesini içeren bir raporunuz olmalı. Sonraki günler için yapılması gerekenlerin listesini görünür bir yere asarak takip etmelisiniz.
7 – KİŞİSEL PROJELERE VE AİLE TALEPLERİNE KAPILMAYIN
Nasıl olsa evdesiniz ya, ev işleri için size yapılacak ricalar ve gelebilecek alışveriş listeleri, “zaten evdesin” mantığı üzerine kurulmuş istekler, sizin ev ofis düzeninize ve planlarınıza zarar verir. Bunlara hayır, deyin. Öte yandan kendi iç disiplininizi bozacak rastgele çalışma, amaçsız ve plansız durumlar üretkenliğinizi bozar. Mutlaka plan yapın. Çay ve kahve arası bile belli olsun.
8 – SOSYAL BAĞLARINIZI İHMAL ETMEYİN
Ev ofis çalışma nedeniyle sosyal hayattan kopma riskiniz vardır. İnsanlar sizi görmüyorlarsa, iletişiminiz yoksa bir müddet sonra unutulabilirsiniz. Dışarıda ofisiniz varsa gelen insanlar, şimdi ev ofisinize gelmek istemeyebilirler. Bu olumsuz duruma meydan vermemek için, arkadaşlarınıza ziyaret programları yapabilirsiniz. Ayrıca ev ofis dışında, onları sabah kahvaltısına veya öğle yemeğine davet edebilirsiniz. Sosyal medya üzerinden fazla zaman israfına girmeden kendinizi hatırlatabilirsiniz.
9 – AİLENİZLE EV OFİS ARASINDAKİ DENGEYİ BOZMAYIN
Ailenizden bazıları sizi çalışma saatlerinizde ziyaret edebilirler. Bu aşırıya kaçmayacak şekilde yapılırsa, psikolojik destek verir. Bunun için ailenizle toplantı yapabilirsiniz. Çalışma ve dinlenme saatlerinizi önceden onlara söyleyebilirsiniz. Hatta gerekiyorsa, çalışma saatlerinizi içeren bir kağıdı ev ofisinizin kapısına asabilirsiniz. Ailenizle; kahvaltıyı ve özellikle akşam yemeğini mutlaka birlikte yemelisiniz. Öğle yemeği gerekiyorsa…
10 – ÇALIŞMA SAATLERİNİZE BAĞLI KALIN
Çoğu kere, günlük işleriniz bitmez ama mesai saatleriniz tükenmiş olabilir. Örneğin akşam 18.00’de ev ofisten çıkmanız gerekiyorsa, bunu yapın. Bazen “az bir işim daha var!” deyip ailenizi ihmal etmek, ya da “Siz oturun yemeğinizi yiyin, ben birazdan gelirim!” diyerek birlikte yemeniz gereken akşam yemeğini birlikte yememek yanlış olur. Bu yanlışlara düşmeyin. Disiplin, ev ofis çalışanların en önemli özelliği olmalıdır. Ne tembellik yapılmalı, ne de aşırı işkolik olunmamalıdır. Dengeli olmak önemlidir.
11 – KENDİ GELİŞİMİNİZİ VE EĞİTİMİNİZİ İHMAL ETMEYİN!
Hep aynı işleri yapmak sizi yaptığınız işlerde iyileştirir ve hayatınızı idame ettirmenizi sağlar. Ancak hayat ve çağ çok hızla değişmektedir. Bu anlamda kendi eğitiminizi ve gelişmenizi de önemsemelisiniz. Kendi konunuzla ilgili önemli kitapları okumalısınız. Belki bir anlayarak hızlı okuma eğitimine katılarak zamanınızı daha iyi kullanmalısınız. Belki inovasyon çağına ayak uydurabilmek için bir inovasyon ve yaratıcı düşünme seminerine katılmalısınız. Kendi konunuzla ilgili gelişmeleri mutlaka takip etmelisiniz. Örneğin yabancı dil konusunda ihtiyaç duyduğunuz bir eksiklik varsa bu konuda kendinizi geliştirmelisiniz.
SONUÇ: Bu 11 TAVSİYEYE UYMAK ÜRETKENLİĞİNİZİ ARTTIRACAKTIR!
Eğer yukarıdaki tavsiyelere uyarsanız, ev ofis çalışmak harikadır. Özgürlüktür. Bir kısmımıınz “evlerinin darlığı, ekstra oda olmayışı nedeniyle…” ev ofis (home ofis) çalışma şansı olmayabilir. Bu yazıda normal ofis çalışmalarını dışlamak söz konusu değildir. Şartlarınız ve yaptığınız iş ev ofis çalışmaya uygunsa elbette tavsiye ediyoruz.
Hangi ofiste çalışıyor olursanız olun, başarılı bir iş hayatı dileklerimizle.
