İletişim – İşyerinde İletişim Kanalları ve İletişim Engelleri Nelerdir? iletişim, insan türünün varoluşundan itibaren ayrılmaz bir niteliğidir. Özbenliği iletişim üzerine kurgulanmıştır. Hem kendisiyle hem dış alemle iletişimi süregelmiştir. Farklı isimler verilmiş olsa da sonuçta değişen bir şey yok; bu tarz tüm davranışlarımızın şimdiki adı iletişimdir. Değişen tek şey iletişimde kullandığımız araçlarıdır, medyadır. Kızılderililerin dumanla haberleşmesiyle şimdi cep telefonuyla görüntülü konuşmak suretiyle kurulan iletişim arasında bir fark yoktur. Fark sadece hızdadır. Günümüz teknolojisi iletişim işini kolaylaştırmıştır.
İLETİŞİM NEDİR? İLETİŞİM ÜZERİNE ÖZLÜ SÖZLER
Bir Kurum İçindeki İletişim Kanalları Nelerdir?
İletişim kanalları, bir organizasyondaki kişilerin iletişim kurduğu araçlardır. Çeşitli işleri tamamlamak, çalışanların birbirleriyle veya müşterilerle irtibat kurmak gibi farklı amaçlarda kullanılan araçlarda önemli olan, hangi amaç için hangi kanalların kullanılması gerektiğinin bilinmesidir. Bunun önemi şudur: Bir görev için uygun olmayan bir kanal kullanmak olumsuz sonuçlara yol açabilir. İşletmenin amacından sapmasına yol açabilir. Karmaşık mesajlara sahip bir işletmeyseniz, mesajların netliğini sağlamak için, etkileşimi kolaylaştıran daha zengin iletişim kanalları kullanmak gerekebilir.
İletişim kanalları deyince çoğuna aşinayız: Yüz yüze iletişim, yayın medyası, mobil kanallar, elektronik iletişim ve yazılı iletişimi gibi sayabiliriz.
Yüz yüze veya kişisel iletişim
En eski iletişim biçimimiz yüz yüzedir. Yüz yüze veya kişisel iletişim, insanlık tarihinde olduğu gibi, bir organizasyon içinde kullanılabilecek en zengin iletişim kanallarından biridir. İletişimde olanların fiziksel varlıkları, konuşmacının ses tonu ve yüz ifadeleri, beden dili, iletiyi alanların bu mesajı istediği gibi yorumlamalarına yardımcı olur. Bu, karmaşık veya duygusal yükü olan mesajlar için kullanılacak en iyi kanaldır. Çünkü konuşmacı ile alıcılar arasındaki etkileşimin belirsizliği ortadan kalkmıştır. Her şey ayan beyan ortadadır. Bir konuşmacı da, kendisini izleyenin aldığı mesajı amaçlandığı şekilde alıp almadığını değerlendirebilir; takip eden sorular sorabilir veya cevaplayabilir.
YÜZYÜZE İLETİŞİM – MİMİKLER YÜZDE 8 KEZ DAHA ETKİLİ
Yayın Medya İletişimi
TV ve radyo gibi yüksek sesle iletenler yayın medyası iletişim kanalına girer. Bu tür medya, kitle iletişim aracıdır ve bu amaçla kullanılmalıdır. Yeni bir ürünün müşterilerini bilgilendirmek isteyen işletmeler bir yayın kanalı kullanarak reklam verebilir veya promosyon yapabilirler. Kitle izleyicilere yönelik bir mesaj görsel veya işitsel bir biçimde sunulmak suretiyle geliştirilebilirse, böyle bir yayın kanalı kullanılmalıdır.
Mobil İletişim Kanalları
Özel veya daha karmaşık bir mesajın bir bireye veya küçük bir gruba iletilmesi gerektiğinde, bir mobil iletişim kanalı kullanılmalıdır. Bir kuruluş içindeki bazıları, bir yüz yüze toplantıyı koordine etmek için harcanan zamandan ve emekten tasarruf etmek için yüz yüze bir kanala karşı bu kanalı kullanmayı seçebilir. Telekonferans sistemleri, Skype ve canlı podcastler bu amaçla kullanılabilir.
Elektronik Haberleşme Kanalları
Elektronik iletişim kanalları, e-posta, İnternet, intranet ve sosyal medya platformlarını kapsar. Bu kanal bire bir, grup veya kitle iletişimi için kullanılabilir. Daha az kişisel bir iletişim yöntemidir ancak daha verimlidir.
MÜZAKERE VE SATIŞ İLETİŞİMİNDE E-POSTA MESAJLARI
İletişimin Yazılı Yöntemleri
Etkileşim gerektirmeyen bir mesajın bir çalışana veya gruba iletilmesi gerektiğinde yazılı iletişim kullanılmalıdır. Politikalar, mektuplar, notlar, kılavuzlar, bildirimler ve duyurular, bu kanal için işe yarayan mesajlardır. Yazılı bir mesajla ilgili sorular ortaya çıkarsa, alıcılar elektronik veya yüz yüze bir kanaldan takip edebilirler.
Kurumlarda İletişim Engelleri Nelerdir?
Hemen hemen her işletme, büyüklüğünden bağımsız olarak, en yüksek verimlilikte çalışacak etkin iletişime muhtaçtır. Bu olmadan, gerekli bilgiler iletilmez veya yanlış anlaşılmalar meydana gelebilir. Bu da pahalı hatalara ve mutsuz çalışanlara ve motivasyonu bozuk bir ortam oluşmasına yol açabilir. Liderlerinin farkında olması gereken önemli konu budur. Yani, bir organizasyonda etkili iletişimin önündeki engelleri fark etmek… İşte bazı engeller:
Mesajın Belirsizliği
İletilen mesaj açıklıktan yoksun olabilir; bu mesaj özellikle birden fazla kişiye iletiliyorsa sıkıntı doğurabilir. Mesaj, tüm alıcıların aşina olamayacağı bir endüstri jargonuyla doluysa veya sadece bir departmanın anlayacağı bir terminoloji içerebilir. Mesaj ayrıca, alıcılar tarafından ne yapılması gerekiyorsa, ne yapılması gerektiği konusunda net de olmayabilir. Bu gibi belirsizlikler iletişimi engeller.
Kültürel Farklılıklar
Bir toplum kültürel olarak çeşitlilik kazandıkça, bu durum bir şirketin işgücünün daha da çeşitlenmesi anlamına da gelebilir. Bu, anlayış eksikliği veya hatta kişisel önyargılar nedeniyle etkili iletişimin kültürel engellerine yol açabilir. Bu, bir şirket yabancı bir ülkeye genişlemeye çalıştığında, yani çok uluslu şirket durumunda geldiğinde de görülebilir. Çünkü en basiti dil engelleri kuruluşun mesajını etkili bir şekilde iletme yeteneğini bozabilir.
İşyeri Stresi
Bir işyerinde iş yoğunluğu olduğunda veya çok sayıda müşteri etkileşimi gerçekleştiğinde stresli bir ortam doğurabilir. İşçiler eldeki göreve o kadar odaklanmış olabilir ki, nelerin iletildiğini duymayabilirler ya da dinlemeyebilirler. Mesajın önemi büyükse, bu mesajın böyle bir yoğunluk içinde değil de, mesai etkinlik seviyelerinin düşük olduğu bir zamanda iletilmesi daha iyidir.
Zayıf Dinleme Becerileri
Örgüt içindeki bazı kişiler, dinleme sanatında yetersiz olabilir. Bir takım çalışmasında herkesin uyumlu olması gerekir. Uyum ise karşılıklı olarak birbirini dinlemekle gerçekleşebilir. Dinlemeyen veya zayıf dinleme becerisine sahip çalışanların hata yapma oranı yüksektir.
Yanlış mod
Bazen bir mesajı iletmek için seçilen mod etkisiz iletişime yol açabilir. Örneğin, ifadeleri ruhsuz ve cansız bir e-posta, onu okuyanın, bilgi iletmek istediği zaman, yanlış anlaşılarak kınandığına inanmasına neden olabilir. Yanlış anlama, çalışanın moralinin düşmesine ve etkinliğini azaltmasına yol açabilir. Mesaj telefonla veya şahsen iletildiyse, alıcı gönderenin niyetini daha iyi anlamış olabilir.
İletişim Engellerine İlişkin bir dieğr yazımızı okuyabilirsiniz:
İLETİŞİM BECERİSİ VE İLETİŞİM KAZALARI-ENGELLERDEN VE KAZALARDAN KORUNUN!
Herkese sağlıklı iletişimler dilerim.
