Liderlik ve Yetki Devri – Yetki Devri Bir Lidere Nasıl Yardımcı Olur: Eskilerden kalma ama eskimeyen bir söz vardır: Akıllı lider, kurumunu veya işletmesini kendisine muhtaç bırakmayan liderdir. Bu cümlede, gerçek liderlik saklıdır; dahası, bu cümlede öğrenen organizasyon kültürü gizlidir. Bir başka boyutta harika bir takım oyunu onandığının göstergesidir. Yoksa bu, basit bir havalecilik değil, daha iyi olanı öne çıkarma ve daha fazla yetki devriyle, farklı bedenlerde yaşayan tek ruh olma anlayışı gizlidir.
Takım çalışmalarının temel kurallarından biri, başarının herkese, başarısızlığın ise lidere verileceği görüşüdür. Askeri söylemde de böyledir; bir zafer varsa, bu zafer asker neferatıyla paylaşılır. Ama bir hezimet veya bir mağlubiyet varsa, bu sonuç, orduyu sevk ve idare eden komutana yüklenir. Hatta o komutan ölümlere sebebiyet vermekten dolayı askeri mahkemede yargılanır.
Benzer görüşler futbol takımlarından hizmet sektörüne, tüm organizasyonlarda geçerlidir.
Hayatın temel gerçeklerinden biri budur: Hiçbir başarı tek bir kişinin eseri olamaz. Başarı, takım çalışmasıyla, güçlerini bir araya getirmiş, görevlerini birbiriyle ilişkilendirmiş bir takım çalışmasıyla elde edilebilir.
Nadiren gerçek bir başarı, tek bir kişinin çalışması olabilir. Görevleri etkili bir şekilde devredemezseniz, ilgilendiğiniz şeyleri yapmakta zorlanırsınız.
Yetki devri farklı şekillerde gerçekleşebilir. Burada işletmelerde sıkça kullanılan bir alıntıya dikkat çekeceğim:
“Yetkiyi devredebilirsiniz, ancak sorumluluğu devredemezsiniz”
Başka bir deyişle, başka birinden sizin için bir işi tamamlamasını isteyebilirsiniz, ancak devrettiğiniz bu işin sorumluluğu hala sizdedir. “Bana ne!” diyemezsiniz.
Görevleri devretmek kolaydır. Bunu, gerçekten gerekli durumlarda, liyakatli kişilerle yaparsanız bir anlam taşır. Aksi takdirde işin altında kalma riski büyüktür.
Başarılı liderlerin en önemli özelliklerini yansıtan sırları okuyun:
Görevleri etkili bir şekilde devretmenin 8 yolu:
1- Önce araştırın ve sorun
Liderlik ve Yetki Devri – Devri yapılacak işler listesinde neler olduğunu biliyor olmalısınız. Bu bilgiden sonra kimin hangi işi yapabileceğine dair kişi bilgisi edinmeniz gerekir. Bunu da sormalısınız; kim kimdir, nasıl, yapabilir mi? şeklinde sormadıkça, başkasının ne olduğunu bilemezsiniz.
Birine bir görevi üstlenip üstlenemeyeceğini sadece zamanının olup olmadığı açısından sormak değil; onun kapasitesine uygunluğuna bakmak gerekir. Hatta psikolojik olarak kişinin lidere, takıma veya işin kendisine negatif tutumu varsa, elinden gelenin en iyisini yapmayacaklardır.
Hayattaki çoğu şeyde olduğu gibi, yetkilendirmenin önemi ayrıntılarda gizlidir. Birisine sadece görevi üstlenip üstlenemeyeceğini sormayın. Çünkü yeterli zaman ve kaynak verildiğinde, herkes neredeyse her şeyi başarabilir. Bu ilk isteğinizle birlikte, şu isteklerinizi de sorun:
- İstenilen işle ilgili son bir tarih vermesini isteyin.
- İşle ilgili belirsizliklerin olup olmadığını sorun.
- Devredilecek işle ilgili olarak ne kadar zaman ayırması gerektiğini siz belirleyin. Bunu beklentilerinizi zaman planlaması şeklinde görselleştirmesini de isteyin.
- Çok sayıda birlikte çalışılacak kişiler varsa, ilgili kaynakları temin ve ilgili irtibat noktalarıyla ve temas kurulacak kişilerle nasıl çalışılacağını sorun.
2.Güvenirliğini Sorgulayın
Liderlik ve Yetki Devri – Kişi hakkında işin yapılması, zamanlaması, niteliği gibi bütüncül güven gerektiren durumlarda, inanmadıkça ve güvenmedikçe işi devretmeyin.
Eğer böyle içinize sinmeyen bir durum olduğunda veya gerçekten devrin imkansız olduğu durumlarda, en iyi seçenek, işi kendinizin yapmasıdır.
3- Yetki Devriyle Birlikte İhtiyaç Duyulan Kaynakları Verin
Liderlik ve Yetki Devri – Yetki verdiğiniz kişi, kendisi için belirlediğiniz görevi yerine getirmek için hangi araçlara ihtiyaç duyar?
Kaynaklar çeşitlilik gösterebilir; ama gerçekçi mi bir bakalım:
Finansal kaynaklar
Yetki verdiğiniz işin gereği olarak bir şeyler satın almak icap ediyorsa, takım arkadaşınıza satın almaları için gereken parayı vermelisiniz.
İnsan kaynakları
Her insan farklı konularda iyidir. Görevi devredeceğiniz kişi, o iş ile ilgili gerekli bir beceriye sahip mi? Eğer öyleyse tamam; değilse, o işin gerektirdiği niteliğe sahip birileri olması lazım.
Bilgi Kaynakları
İşi devredeceğiniz –artık öyle diyelim- temsilcinize ihtiyaç duyacağı tüm ayrıntıları sağladınız mı? Bunu, ihtiyaç duyabilecekleri talimatların, beklentilerin ve diğer notların yazılı bir listesini çıkararak yapın.
Birlikte çalıştığınız kişinin işin gerektireceği her şeyi satın almasını beklemediğiniz sürece, bazı malzemeleri sizin lojistike etmeniz gerekecektir.
4- Motive Edin
Liderlik ve Yetki Devri – Bırakın işi halletmeyi, yetkilendireceğiniz kişinin iyi bir iş çıkarması için motivasyonu var mı? Buna “istek” de diyebiliriz. Anadolu’da meşhur bir laf vardır; adama sormuşlar, “neden ibadet etmiyorsun?”, adam cevaplamış, “40 nedeni var. ”Say” demişler. O da başlamış, “Bir, istek şart!”
“Anlaşıldı, gerisini saymaya gerek yok” demişler.
Bazı durumlarda saygı ve takdiriniz yeterli olabilir. Ancak, diğer durumlarda, onları motive etmek için bir çeşit motive edici maddi-manevi ücret vermeniz gerekir.
Söz konusu devredilen işi ödülle uyumlu hale getirmek önemlidir. Açık ve net konuşmalısınız. Görevi devredeceğiniz kişi ne tür bir ödül, para, tazminat bekliyor; bilmelisiniz.
5- Ayrıntıları Onlara Bırakın
Liderlik ve Yetki Devri – Motivasyonun katillerinden biri mikro yönetim anlayışıdır. Her şeye karışan, her delikten çıkan, her yemeğe maydanoz olan yöneticiler çalışanda şevk bırakmaz.
Çalışanlar üzerinde yapılan araştırmalarda çalışanlardan üçte ikisinden fazlası mikro yönetim sergileyen yöneticilerin baskıları nedeniyle morallerinin kalmadığını söyledi.
Eğer işi devrettiğiniz kişiden işin belirli bir şekilde yapılmasını bekliyorsanız, bunu işin başında yazılı olarak özetleyin. Aklınızdan geçenleri tam olarak açıklayamıyorsanız, bunu kendiniz yapın; daha iyi olabilir.
6- Büyük Görevleri Daha Küçük Görevlere Bölün
Liderlik ve Yetki Devri – Yetki, bir başkasından sizin için her şeyi yapmasını istemekle ilgili değildir; uzmanlığınızın veya zaman kısıtlamalarının dışındaki alanlarda dış kaynak kullanımı ile de ilgilidir.
Büyük görevleri yönetmenin en iyi yollarından biri onu bölümlemektir. Önce büyük resmi amacınıza ve ürüne göre düşünün.
Ardından bir kağıt parçası alın. Oraya atmanız gereken temel adımları belirleyin. 3-15 adım yazdınız, diyelim. Bu adımların tamamlanması gereken sırayı düşünün.
Neyi devredeceğinize karar verirken her bir alt görevin sırasını ve doğasını düşünün. Muhtemelen en kısa sürede yapılması gereken bir görevi devretmemelisiniz. Ancak, kısa vadeli de olsa konu temel uzmanlığınızın dışındaysa, bunu yapmanız gerekebilir.
7 – Sonuçları Netleştirin
Liderlik ve Yetki Devri – En kötü sonuca göre kendinizi hazırlayın. Görevi devrettiğiniz kişi koltuğunda taşıdığı karpuzları düşürürse ne olur? Bu durumda, umursamaz şekilde, her şeyi sil baştan yeninden telafi edecek misiniz?
Teşviklerde olduğu gibi, sonuçları sorunun doğasıyla aynı hizaya getirmek önemlidir. Ortaya çıkacak uygunsuzluklar, belki de sizin talimatlarınızda daha net olmadığınızdan kaynaklanmış olabilir. Bu nedenle diğer kişiyi cezalandırmayın.
Biriktirdiğiniz parayı iş ortağınıza emanet ettiyseniz ve o da bunu bir kumarhanede harcadıysa, bağları tamamen kesmeniz gerekir.
Çoğu sonuç bu kutupların arasında bir yere düşecektir. Başkalarına karşı hüsn-ü zan edin; yani iyi niyetli olun, ama süreçleri kontrol etmeyi elden bırakmayın.
8- Geribildirimi Ciddiye Alın
Liderlik ve Yetki Devri – Geri bildirimden bahsetmişken, bunun iki şekilde kesildiğini unutmayın. Temsilcinize işi tamamlandığında ipuçları vermenin yanı sıra, onları daha iyi bir iş çıkarabileceğiniz yollar önermeye teşvik edin.
Yetki devri ile oluşan güç dinamiklerine güvenin. Başarılı insanı koruyun. Onlarla konuşun ve başarılan işle ilgili şu soruları sormayı öğretin:
- “Bu işi daha iyi nasıl yapabilirdim?”
- “Seni başarıya ben mi hazırladım?”
- “Bir dahaki sefere işini nasıl kolaylaştırabilirim?”
- “Burada yaptığım en büyük hata nedir?
Ancak geri bildirim istemek, işin sadece yarısıdır. Takım arkadaşlarınızın her işte size iyiyi, kötüyü ve çirkinleri vermesini istiyorsanız, önerilerini uygulamaya koymalısınız. Eğer yapmazsan, onlara söyleyeceklerine değer vermediğinizi sanacaklar ve kendilerini size karşı kapatacaklardır.
Sonuç
Yetki verme, doğru yapılması en zor yönetim becerilerinden biridir. Araştırma, güven ve liyakat üzerine kuruludur. Siz, kendiniz, geçmişinizde yetki devralmamış olsaydınız şimdi yetki devreden duruma gelebilir miydiniz? Başarısız olduğunuzda vazgeçmeyin, ders çıkarın ve yetki devri konusunda önyargı oluşturmayın.
