Kaizen Tekniği – Kaizen Nedir? 2. Dünya Savaşı’nı takip eden yıllardan birinde, Amerikan otomobil yöneticileri, bir şirketin, bu kadar çok aracı, nasıl bu kadar hızlı üretebildiğini incelemek için Japonya’daki Toyota üretim tesislerini ziyaret ettiler. Burada, üreticinin inovasyonunu yönlendiren insancıl bir felsefe keşfettiler. Bu felsefe, çalışanları motive etme, iş süreçlerini kolaylaştırma, prosedürleri işlevsel hale getirme ve prosesleri basitleştirme mantığı üzerine kurguluydu.
Toyota, çalışanlarını hatalardan ötürü cezalandırmak yerine, bunu bir eğitim aracı olarak görüyor; onları üretimde atıkların nasıl azaltılacağına ve verimliliğin nasıl artırılacağına dair yönetime önerilerde bulunmaya teşvik ediyordu. Hatta herhangi bir zamanda, herhangi bir sorunu çözmek için önerileri varsa, gerekiyorsa üretimi bile durdurabileceklerini söylüyorlardı.
İnsan + Sistem üzerinden bir işletme, çalışan memnuniyetini önceleyen bir yönetim mentalitesi oluşturdular.
ABD’li uzmanlar, Fordizm ve Taylorizm kıskacında üretim odaklı bir mekanikleşmenin insan doğasına aykırı olduğunu anlamışlar; bunu da Japonlar sayesinde öğrenmişlerdi.
Sonuç olarak, Toyota fabrikaları daha az maliyetli hatalardan ve tutarlı iyileştirmelerden faydalandı.
İşte bu felsefe Kaizendi.
Amerikalı yöneticilerin geriye, ülkelerine döndüklerinde götürdüğü ve o zamandan beri sağlık hizmetlerinden yazılım geliştirmeye kadar birçok endüstride devrim yaratan kaizen ortaya çıktı.
Kaizen Nedir?
Belirli bir zaman diliminde müşteri memnuniyetinin arttırılması ve rekabet güçlerinin etkilenmesi amacıyla süreçlere yönelik; çalışan, süreç, zaman ve teknolojide yavaş yavaş; fakat çok sayıda hızlı bir gelişme sağlamayı ve maliyetlerde bir düşmeyi ifade eden bir kavramdır. Japonca bir birleşik sözcük olan kaizeni oluşturan sözcüklerden kai değişim, zen ise daha iyi anlamına gelmektedir, yani “kaizen = iyi değişim“.
Kaizen ne demek veya kaizen felsefesi nedir basitçe ifade etmek gerekirse, Kaizen yaklaşımı, sürekli ve artan iyileştirmenin zaman içinde önemli bir değişime yol açtığı inancına dayanmaktadır. Bu felsefe sayesinde büyük hedefler sürekli uygulanabilecek küçük gelişme adımlarına bölünerek ve uygulanarak çok büyük başarılar gerçekleştirilebilmektedir.
Kaizen, sürekli iyileştirmedir. Kaizen (Sürekli İyileştirme), sonuçlardan ziyade süreçlere yöneliktir. Çünkü eğer sonuçlar iyileştirilmek isteniyorsa bu sonuçları ortaya çıkaran süreçler iyileştirilmelidir.
Takımlar veya gruplar Kaizen’i uyguladığında, büyük yeniliklerle el ele giden karışıklığı, huzursuzluğu ve hataları atlarlar.
Kaizen tipik olarak tedarik zinciri ve lojistik gibi endüstriyel süreçlere uygulanırken, kişisel verimlilik ve çalışma alışkanlıkları bağlamında da yararlıdır.
Bunu, “büyüyün ya da yok olun!” motivasyonel tümcesinin panzehiri olarak düşünün.
Kaizen yaklaşımının temel ilkeleri
Kaizen Nedir? – Kaizen yaklaşımının temelinde sürekli geliştirme vardır. Bu, etkinliği geliştirmek, memnuniyeti artırmak ve israfı önlemeye adanmışlıktır.
Kaizen felsefesindeki sürekli gelişiminin temel ilkeleri şunlardır:
- Bir işlemi tekrarlanabilir ve organize olacak şekilde standartlaştırma
- Ölçülebilirliğe odaklanmak ve verileri kullanarak ilerlemeyi değerlendirmek (geri bildirim)
- Sonuçları beklentilerinizle karşılaştırmak
- Benzer sonuçlara ulaşmak için yeni ve daha iyi yollar geliştirmek
- Değişen duruma yanıt vermek ve yöntemlerinizi zaman içinde geliştirmek
Kaizen katı bir sistem değildir. Bir felsefe olduğu için esnek ve çalışma tarzınıza, tercihlerinize ve kişiliğinize uyarlanabilir bir düşüncedir.
Mesela, kendinizi, şahsi olarak bir konuda geliştirmek istiyorsanız “HER GÜN %1 DAHA!” Kuralını uygulayın. Küçük ama istikrarlı adımlar sizi hedeflerinize ulaştıracaktır.
Ya da 5 S kuralını uygulayın: 5S de Japonca kelimelerin -seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke- kelimelerinin baş harflerinden oluşmaktadır. 5S, toparlanma, düzen, temizlik, standardizasyon, disiplin ya da oto kontrol kelimelerinden oluşur.
Kaizen felsefesini kişisel düzeyde uygulamanın üç yolu
Kaizen’in prensiplerini illa bir işletmeniz olsun da orada uygulayın diye bir şey yoktur. Kaizen felsefesini bir yaşam biçimi olarak, kişisel olarak, hayatınıza uygulayabilirsiniz. Yani bu prensiplerin çoğu sezgisel olarak hayatımızın doğal seyridir, kolaylıkla uygulanabilir.
İşte Kaizen yaklaşımını iş yaşamınıza hemen uygulamaya başlamanın üç yolu.
1. Zaman ve enerjinizi nerede boşa harcandığını belirleyin.
Kaizen Nedir? – Kaizen’in temel ilkelerinden biri atık azaltmaktır. Hani boşa kürek çekme deyimi var ya, tam da o. Daha fazla üretkenliğin kilidini açmanın anahtarı daha fazlasını değil, daha azını yapmaktır; ama istikrarlı şekilde yapmak. Fazladan atık üretmek yerine, azdan sıfır atık çıkarmak daha kârlıdır.
Gerçekleştirdiğiniz her görevi ve birkaç hafta boyunca ilgili süreyi izleyin. Bu veri havuzuna sahip olduğunuzda, her görevin gerçekten gerekli olup olmadığını veya sadece otomatik pilotta çalışıp çalışmadığınızı değerlendirin. Bir işin göreviniz açısından kritik olduğunu belirlerseniz, kendinizi ölçekleyerek bunu nasıl daha iyi veya daha hızlı yapabileceğinizi görürsünüz. Örneğin, sürekli yazdığınız belirli raporlar veya e-postalar varsa, hızlanmak ve daha az yorulmak için bir şablon oluşturun.
2- Kendinize, daha verimli çalışmak için hangi küçük adımları atabileceğinizi sorun.
Kaizen Nedir? – İyileştirme alanlarını belirlemeye başladığınızda, değişime veya ilerlemeye bir lokmalık işlerle, küçük adımlarla başlamaktır. Küçük adım atmayı düşünün. Genellikle içgüdümüz büyük olmak ister. Hedefe hemen varalım ister. Sabırsızlaşırız ve bir gecede olmasa da bir hafta veya bir ay içinde sonuç bekleriz. Ancak zaman içinde artan iyileştirmelerin gücüyle ve verdiği motivasyonla, küçük bir başlangıcın ne kadar önemli olduğunu göreceksiniz.
Örneğin, işyerinde çok çalışma uğruna, öğle yemeğini atlamayı istemiyorsanız, bunu başarmanıza yardımcı olabilecek beyin fırtınası yapın. Mesela, belki de her sabah işe 15 dakika erken gelmek sorunu çözebilir. Acele etmemeniz veya mola vermenizi hatırlatmak için telefonunuzda bir alarm ayarlayabilirsiniz.
Kaizene göre, temel yaklaşımınız şu olmalıdır
Önceki günden sadece % 1 daha iyi yapmaya çalışın. Küçük başlayın ve artışlarınızı kademeli yapın. Sabırsız olmaktan kaçının ve ileriye doğru acele etmeye ve daha büyük adımlar atmaya başlayın. Yavaş, istikrarlı ve tutarlı kalın. Sadece bir gün önce olduğundan biraz daha iyi yapmaya çalışın.
Hz. Muhammed (sav) in buyurduğu gibi, “İki günü eşit olan zarardadır.” Her ne yapıyorsanız yapın, hangi iş veya meslek icra ediyorsanız edin, her sonraki gün, bir önceki günden % 1 daha fazla olmalıdır.
3- Neyin işe yarayıp neyin geliştirilebileceğini gözden geçirmek için zaman ayırın.
Kaizen Nedir? – Meşgul olduğumuz zaman, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını değerlendirmek için zaman ayırmayız. Ancak Kaizen’in çalışması için, özellikle bir sürtünme noktası hissettiğinizde, işlerin nasıl gittiğini düşünmeniz gerekir.
Bir Toyota çalışanı gibi, üretim hattını durdurur gibi, kişisel üretkenliğinizin bir engele çarptığı noktalarda durun. Kendinizi rahatsız, sinirli veya dikkati dağılan biri olarak buluyorsanız hemen üretimi durdurun. Çünkü bu reaksiyonlar, sistemde onarılması gereken bir arızaya işaret eder. Kendini durdur veya yavaşlat, arızayı bul, onar ve küçük adımlarla yola devam et.
Kaizen’i Hayatınıza Nasıl Uygulayabilirsiniz?
Kaizen, aşırı iddialı kararlar veya hedefler belirledikten sonra yaşadığımız yenilgi ve başarısızlık duygularına bir alternatif felsefedir. Tabii ki Kaizen hayatınızı bir gecede değiştiremez; ama yavaş yavaş sizi harekete geçirebilir.
Her gün kendinize şu soruyu sorun:
Yapmaya başlayabileceğim, hayatımı iyileştirecek en küçük bir şey nedir?
Sonra küçük adımlarla başlayın:
- Egzersiz alışkanlığını başlatmak ister misiniz? Sabah yataktan kalktığınız anda tek bir şınav çekin. Ertesi sabah bunu ikiye çıkarın. Bir yıl içinde her sabah 60 şınav çektiğinizi göreceksiniz.
- Yatmadan hemen önce 10 dakika konsantre olun. Bu 10 dakika boyunca ne yapacağınızı planlayın; bu, dişlerinizi 2 dakika fırçalamak, 1 diş ipi kullanmak ve 7 sayfa okumak kadar basit olabilir. Bunları alışkanlık haline getirebilirsiniz.
- Günlük tutmaya başlamak ister misiniz? Her gün bir sayfa yazmayı hedeflemek yerine, bir dakikalık yazın. Bu kadar. Sadece bir iki cümle yazabilirsiniz, sorun değil. Ertesi gün bir dakika ekleyin. Bir ay içinde, yapmak istediğiniz bir şey varsa, günlüğünüzde 30 dakika boyunca yazdığınızı göreceksiniz.
- Kutsal kitaptan her gün okumak istiyorsanız, Başlangıç gününüzde sadece bir ayet okuyup kapatın. Buna ikinci bir ayet daha ekleyin. Böyle böyle günde bir sure okuyuncaya kadar devam edin. Böyle giderse bir zaman sonra hatim yapmış olduğunuzu görürsünüz.
- Meditasyon yapmaya başlamak ister misiniz? Bir dakikalık nefes egzersizleri ile başlayın. Bu kadar.
- Kilo vermek ister misiniz? Günde bir şekerli içeceği içmeyin. Veya her zamanki rutin atıştırmalıklarınızı ikiye bölün.
Kaptın bu işi. Sizi kademeli olarak hedefinize doğru götürecek en küçük adımı düşünün. Sonra daha da küçük küçük yapmayı deneyin.
Büyük hedefleri ele alırken, genellikle bir seferde sadece bir hedef üzerinde çalışması tavsiye edilir. Oysa Kaizen yaklaşımı ile aynı anda birden çok şey üzerinde çalışılabilir.
Önceki günden sadece % 1 daha iyi yapmaya çalışın.
Küçük başlayın ve artışlarınızı kademeli yapın. Sabırsız olmaktan kaçının ve ileriye doğru daha büyük adımlar atmaya başlayın. Yavaş, istikrarlı ve tutarlı kalın.
Sadece bir gün önce olduğundan biraz daha iyi yapmaya çalışın.
Değişim sabırdır.
Hedefinize ulaştıktan sonra bir bakım planı başlatın ve hayatınızın geri kalanında devam edin.
Yeterince kilo verdiniz mi? Sürdürülebilir bir diyet / egzersiz planına süresiz olarak devam et.
Günde 30 dakika okuma rutinine ulaştınız mı? O zaman devam edin ve kütüphanenin keyfini çıkarın.
Kişisel gelişim bir hedef değil; bir süreçtir. Tıraş gibi; bu sabah traş olsanız bile, yarın yine uyanmanız ve yine yapmanız gerekecek. Süreç asla bitmeyecek.
Bir gün “ulaşacağım” fikrinden vazgeçin. Asla son noktaya ulaşamayacaksınız. Kendinizi geliştirme çabanızın sonuçlarına odaklanmak yerine, sürece odaklanın. Mükemmellik yolculuğunun tadını çıkarın.
Ve şunu unutmayın: Yaptığınız gelişmeyi sürdürmek istiyorsanız, bu başarıyı getiren şeyleri en başta yapmaya devam etmelisiniz. Erken başarınızın sizi sahte bir güvenliğe sokmasına izin vermeyin ve gevşemeyin.
Aksilikler Ne Olabilir?
Tabii ki, aksiliklerle karşılaşacaksınız. Her şey tozpembe, planladığınız şekilde gitmeyebilir. Bazı günler % 1 daha da kötüleşebilir. Sorun yok. Sadece % 1 daha kötü değil mi? O zaman düne takılma; bugüne konsantre ol. Atına yeniden bin, meydana çık, tekrar % 1 daha iyi yapmaya başla.
Değişim mümkündür.
Daha iyi olabilirsiniz.
Zoru başarırsınız, imkansız sadece biraz zaman alır.
Damlaya damlaya göl olur!
