Müzakere ve satış iletişiminde kullanılan kelimeler ve üslup çok hassastır. Eğer saldırgan bir üslubunuz varsa, birine hakaret ederseniz, kaba davranırsanız söyledikleriniz etkisini kaybedecektir.
Dünyada ki birçok insan e-postalarla yaşıyor. Şirketlerin çoğu varlıklarını e-postalara borçlu. Peki bir iletişim aracı olarak e-posta ne kadar iyi.
Birçok insan eposta mesajlarının “Berbat“ olduğunu düşünüyor. Bunun nedenlerinden birisi E-postaların üslubunun olmaması. E-postalar bir anlamda değişik peynirlere benzerler. E–postayı alan kişinin o anki psikolojisine göre tat değişir. Eğer e-postayı alan kişi kendini savunur bir pozisyonda ise ona saldırdığınızı düşünebilir. Bu yüzden şahsen ya da telefonla görüşmek çok daha iyidir.
Eğer iletişim kurmak için e-posta kullanmak zorundaysanız sorunları minimuma indirmek için ne yapabilirsiniz? İşte bazı öneriler;
MÜZAKERE VE SATIŞ – E-POSTA MESAJLARINDAKİ SORUNLAR
1- E-postanıza üslup ekleyin: E-postanıza “Lütfen bu e-postayı …… şeklinde olarak okuyun” şeklinde bir cümle ekleyin. Boş bölüme “yapıcı bir eleştiri” ya da “üzücü tonlu” gibi tonlar ekleyin. Bunu yapmanız e-postayı alan kişinin sizin kastettiğiniz tonda okuma şansını arttırır. En azından alabileceğiniz bir olumsuz tepkiyi yumuşatmış olursunuz.
2- E-posta mesajı tepki gösterme aracı değildir: Hiçbir e-postayı size gelen e-postaya bir tepki olarak göndermeyin. Birçok insan bundan nasıl kaçınacaklarını bilir fakat bazıları bilmez. Beklerseniz ve tepki verebileceğiniz mesaja yarım saat sonra bakarsanız zaman kazanmış olacaksınız.
3- E-posta mesajınızı empati kurarak değerlendirin: E-postayı göndermeden önce yazdığınız mesajı, karşı tarafın en berbat okuyacağı şekilde gözden geçirin. Birçok e-posta aslında niyet edilenden daha saldırgan bir tona sahiptir. Karşı tarafın kafasındaki resmi görmeye çalışırken en kötü ihtimalleri hesaba katmalısınız.
4- Rol değiştirin: E-postaya karşı tarafla ilgili bir şeylerden bahsederek başlayın. Yani bir çeşit kısa konuşma gibi, “umarım artık iyisindir“ ya da “sizin orada havaların artık güzel olduğunu duydum” gibi. Bu tip bir yaklaşım daha insanidir ve daha fazla insan etkileşiminin olduğu yüz yüze görüşmelere yaklaşmış olursunuz.
5- Duygusal yoğunluk etkisinde e-posta mesajı yazmayın: Eğer kızgın ya da üzgünseniz e-posta göndermemeye çalışın. Bu anlarda e-posta yazmak, kastetmediğiniz şeyleri söylemenize neden olabilir. Eğer istiyorsanız e-postayı yazın ve kaydedin, daha sonra tekrar okursunuz.
6- E-postalarınızı kısa tutmaya çalışın. Eğer bir rapor göndermeniz gerekiyorsa raporu eklenti olarak gönderin ve okunması için zaman dilimi belirtin.
7- E-posta mesajınızı güvendiğiniz kişilere gösterin: Eğer özellikle hassas olan bir konu hakkında yazıyorsanız e-postayı göndermeden önce bir arkadaş ya da ikinci bir gözün metni gözden geçirmesini isteyin.
8- E-posta mesajı yazarken ruh halinize dikkat edin: Eğer e-postayı göndermeniz gerekiyor ve kötü bir ruh hali içindeyseniz, kendinizi denklemin içinden çıkarın. E postaya “kötü bir ruh hali içindeyim lütfen üslubumu bağışlayın” gibi her neyin hoş görülmesini istiyorsanız onunla ilgili bir sözle başlayın.
Eğer karşıdaki kişi meşgul bir iş insanı ise sizden birkaç kelimelik kısa mesajlar bekliyor olabilir. Burada önemli olan nokta karşı tarafa söylemek istediğiniz şeyleri, söylemek istediğiniz haliyle duymasını sağlamaktır.
—————————————
Not: Yazar “Onur Buzağıcıoğlu” müzakere ve satış konularında uzmanlaşmış bir eğitimcidir. Mega Hafıza’nın sertifikalı “Beyinden Beyine Satış” eğitimcisidir. Yazarla ve “Beyinden Beyine Satış” eğitimiyle ilgili detaylı bilgi için aşağıdaki linke tıklayınız.
BEYİNDEN BEYİNE SATIŞ
